Круглый стол «Внедрение единого расчетно-кассового центра» — различия между версиями

Версия 17:12, 8 апреля 2009

Андрей Борейко, заместитель директора по развитию бизнеса ООО «Заказные ИнформСистемы».

«Круглый стол ’Внедрение единого расчетно-кассового центра’»^[1]

Аннотация

В настоящее время одной из основных задач реформирования ЖКХ становится автоматизация отрасли, использование информационных технологий, направленных на создание и внедрение различных систем учета, а также автоматизированных систем расчетов за ЖКУ.

Связанные с этим проблемы стали темой круглого стола, организованного редакцией журнала.

Участникам круглого стола были заданы следующие вопросы:

1. Значение и роль единых расчетно-кассовых центров в условиях формирования рынка управления жильем. Что такое ЕРКЦ для управляющих компаний (УК)?
2. Основные принципы и инструменты организации работы ЕРКЦ, краткая характеристика используемых программных продуктов и технических решений.
3. Как единые расчетно-кассовые центры организуются в новых микрорайонах, учитывая:
   • разные сроки ввода домов в эксплуатацию, получения ключей, начала оплаты жильцами коммунальных услуг и др.;
   • разные ТСЖ, тексты договоров и т. п.?
4. В каком виде могут предоставляться отчеты об оказанных услугах?
5. Как учитываются полученные авансы в разрезе услуг, которые будут оказаны в будущих периодах?

В ходе проведения круглого стола актуальность данных вопросов стала очевидной. Редакция благодарит всех, кто принял участие в обсуждении темы.

Ответы на вопросы

На вопросы редакции отвечает Андрей Борейко, заместитель директора по развитию бизнеса ООО «Заказные ИнформСистемы»

Значение и роль единых расчетно-кассовых центров в условиях формирования рынка управления жильем. Что такое ЕРКЦ для управляющих компаний?

Внедрение ЕРКЦ имеет огромное значение по ряду причин.

• Во-первых, ЕРКЦ могут обеспечить стабильность систем жизнеобеспечения при переходе к рыночной модели управления жильем. При определенных условиях они, подобно биржам или клиринговым центрам, являются гарантом своевременного исполнения обязательств всех участников расчетов за жилищно-коммунальные услуги.
• Во-вторых, ЕРКЦ консолидирует функцию фронт-офиса всех поставщиков ЖКУ и управляющих компаний. То есть берет на себя основной объем работ по взаимодействию с населением через свою сеть абонентских пунктов.

Консолидация всех абонентских служб в рамках единой сети создает так называемый биллинговый эффект, то есть снижает суммарный уровень расходов на абонентское обслуживание населения за счет прекращения дублирования этих функций разными поставщиками услуг.

Для крупных поставщиков ЖКУ (водоканал, электроснабжение) экономия составляет 1-3 % от выручки. Для небольших поставщиков и УК экономия может составлять до 40 % и более.

Кроме биллингового эффекта наблюдается также рост собираемости платежей при условии, что используются соответствующие организационные и технологические решения.

В-третьих, помимо информационно-расчетных функций и функций агента по сбору и диспетчеризации платежей, ЕРКЦ могут предоставлять дополнительные услуги информационной поддержки как для УК, так и для некоторых поставщиков. Например:

• ведение паспортного учета;
• ведение технического паспорта здания;
• учет заявок жильцов, регистрация актов аварий и недопоставок;
• регистрация показаний приборов учета и поддержка информации о самих приборах (номера, поверки и т. д.);
• формирование отчетов по перечисленным видам информации.

Поддержка централизованной абонентской базы и технической информации о жилье создает еще один важный фактор стабильности — позволяет обеспечить замену УК без потери ценной информации и, как следствие, создать условия для реальной конкуренции между УК.

Таким образом, для УК единый расчетный центр является эффективным финансовым агентом, гарантом своевременности расчетов, качества и полноты информационных фондов.

Но для того, чтобы ЕРКЦ соответствовал этой роли, необходимо предъявить понятную для контрагентов систему собственности и управления, создать устойчивую и выгодную для всех сторон схему договорных отношений и обеспечить информационно-технологическую поддержку всех вышеперечисленных функций.

Основные принципы и инструменты организации работы ЕРКЦ, краткая характеристика используемых программных продуктов и технических решений?

Практика показывает, что ЕРКЦ может оказывать три группы услуг:

• информационно-расчетные услуги:
  • ведение баз данных;
  • выполнение начислений и ведение сальдо расчетов,
  • объяснение расчетов населению,
  • подготовка отчетов для поставщиков и УК;
• услуги финансового агентирования (сбор платежей, а также организация работы субагентов по сбору платежей);
• дополнительные информационные или сервисные услуги (паспортный учет, техническая паспортизация, поддержка систем учета и съема показаний приборов и т. д.).

Вторую и третью группы услуг ЕРКЦ может не предоставлять, но без информационно-расчетных функций его существование не имеет смысла.

Наличие единой базы данных и промышленной информационной системы позволяют ЕРКЦ консолидировать все группы функций на высоком технологическом уровне, который, как правило, недоступен для каждого поставщика или УК в отдельности.

Современный ЕРКЦ использует три основных «инструмента»: обученный коллектив специалистов, промышленную информационную систему, технологическую инфраструктуру (офисную и компьютерно-сетевую).

Для организации работы ЕРКЦ требуется: разработать оптимальную для данной территории модель работы ЕРКЦ, заключить договора с поставщиками ЖКУ и УК, развернуть технологическую и инфраструктуру, внедрить информационную систему, обучить персонал и руководство работе с системой.

Программные продукты/системы и технические решения, используемые ЕРКЦ, должны соответствовать следующим требованиям:

1. Программно-технологические решения должны быть разработаны на основе промышленных стандартов с использованием распространенных средств и платформ. ПО должно быть снабжено документацией, в том числе инструкциями пользователей. Поставщик решения должен предоставить проектные услуги по внедрению, обучению пользователей и последующему техническому сопровождению системы.
2. Чтобы ЕРКЦ могло оказывать и расчетные и платежные услуги, его информационная система должна объединять в себе функции расчетной и платежной систем, то есть обеспечивать полный биллинговый цикл:

• поддержку единой базы данных (население, жилфонд, услуги, тарифы и т. д.),
• начисления,
• выставление счетов на оплату,
• сбор платежей,
• обработку и диспетчеризацию платежей,
• подготовку отчетов.

1. Должны поддерживаться разные формы оплаты и интеграция с любыми внешними платежными системами. Это создает конкуренцию среди организаций-сборщиков и снижает стоимость сбора.
2. Система ЕРКЦ должна иметь распределенную и гибкую топологию. В ней должны быть реализованы специальные, интегрированные между собой приложения (модули) для разных задач, что позволяет поэтапно и экономично открывать подразделения в новых микрорайонах и подключать новые здания. Гибкая топология означает возможность свободного изменения территориального расположения этих элементов, их привязки к оборудованию и линиям связи непосредственно в процессе эксплуатации в зависимости от географических условий района автоматизации и текущего состояния линий связи.
3. В основе функциональной архитектуры программного решения должна лежать развитая, устойчивая, адаптируемая учетная модель, которая обеспечит единообразие учета, производительность, банковское качество расчетов и быстрое создание новых отчетных форм. Учетная модель должна не только соответствовать требованиям Жилищного кодекса РФ и правительственных постановлений. Она также должна быть гибкой и сохранять способность к изменениям при изменениях в законодательстве.
4. Расчетная система должна предоставлять средства для адресной работы с должниками.
5. В программных приложениях ЕРКЦ должна быть обеспечена защита информации от несанкционированного доступа, а также информационный аудит действий пользователей (операторов).
6. Информационная система ЕРКЦ должна исключать произвольное вмешательство операторов в процесс начисления и незаконные «договоренности» с плательщиками. Действия в системе должны совершаться с использованием документа-основания, реквизиты которого также должны храниться в системе.
7. В связи с быстрым ростом стоимости труда квалифицированных операторов система должна обеспечивать высокую производительность обслуживания населения при минимальной численности операторов.
8. Система должна поддерживать возможность оперативных исправлений и перерасчетов за прошлые периоды (прежде всего, в связи с сохраняющейся практикой пересмотра тарифов задним числом и по ряду других важных причин). В системе должна храниться полная история данных, платежей и начислений, включая архив устаревших данных, которые были отменены, но использовались при выставлении счетов за прошлые периоды.
9. Программные приложения ЕРКЦ должны обеспечивать возможность производить начисления и принимать оплату по показаниям приборов учета, устанавливать различные режимы работы с приборами учета, включая прием показаний от населения, прогнозные показания, показания от контролеров и автоматических систем учета показаний.
10. Система должна настраиваться на один из двух взаимоисключающих режимов работы с авансами населения: распределение по мере поступления или резервирование до наступления периода предоставления услуги.
11. В связи с тем, что монетизация льгот в РФ не завершена, система должна поддерживать автоматический массовый расчет льгот. Поскольку возмещение льгот поставщикам предполагается из разных бюджетов, эта информация также должна храниться и быть доступной в виде отчетов.
12. Система должна работать на доступном и недорогом компьютерном и сетевом оборудовании. Система ЕРКЦ должна позволять использовать доступную сетевую инфраструктуру (линии связи) для работы удаленных офисов. То есть для ее развертывания не должны быть необходимы дорогостоящие оптоволоконные или радиочастотные решения.

Как единые расчетно-кассовые центры организуются в новых микрорайонах, учитывая:

• разные сроки ввода домов в эксплуатацию, получения ключей, начала оплаты жильцами коммунальных услуг и др.;
• разные ТСЖ, тексты договоров и т. п.?

Эффективно решить данную задачу позволяет промышленная информационная система, основанная на клиент-серверной архитектуре.

Сначала развертываются центральные компоненты системы и производится загрузка уже существующих данных для заселенных микрорайонов. Новые микрорайоны, дома, ТСЖ и абоненты подключаются к системе по мере необходимости. Абонентские и кассовые пункты ЕРКЦ также могут открываться в новых микрорайонах по мере ввода жилья в эксплуатацию. Загрузка новых данных и обучение дополнительных операторов производятся централизованно.

Например, в программно-технологическом комплексе (ПТК) «Радей» (разработанном для ЕРКЦ в компании Заказные ИнформСистемы) имеется возможность массовой регистрации услуг поставщиков сразу по всему зданию. В момент получения ключей плательщик подписывает договор с застройщиком, фиксирующий временные условия оплаты отопления и содержания жилья на период с момента заключения договора до заселения/до избрания уполномоченного управляющего. Условия такого договора — состав услуг, мера потребления, тарифы, по которым ведется оплата ресурсов в жилом помещении, — фиксируются на карточке лицевого счета плательщика.

Аналогично в момент заселения подписывается другой договор с новыми условиями, которые также фиксируются для каждого лицевого счета. Если условия договоров изменяются для всех жилых помещений в доме одновременно, интерфейс массовых операций позволяет облегчить работу операторов.

Обычно для УК документооборот не является критичной функцией. Сейчас уже есть типовые договора управления с детализацией набора услуг — составляющих услуги «Содержание жилья и текущий ремонт». Набор услуг и долю услуги в составе композитной услуги обслуживания жилья каждой отдельной УК может настроить «под себя». После этого сотруднику УК достаточно ввести адрес обслуживаемого помещения, чтобы распечатать двусторонний договор УК с ответственным по лицевому счету. Отклонения условий договора от тех, что утверждены общим собранием собственников, невозможны, что и позволяет работать с типовым текстом, подставляя в него реквизиты сторон договора.

В каком виде могут предоставляться отчеты об оказанных услугах?

Отчеты об оказанных услугах могут предоставляться организациям как в бумажном, так и в электронном виде. Более того, в системе «Радей» имеется возможность предоставить организациям удаленный доступ к «своей» информации в системе — так называемые «выносные пункты». При этом организация видит на мониторе только свои начисления, платежи и отчеты, и не имеет доступа к отчетам для других организаций.

Состав отчетов, структура отчетов и форматы их предоставления согласовываются во время подготовки и внедрения информационной системы, а также при подключении новых организаций к системе с заключением соответствующих договоров.

В системе «Радей» есть стандартный пакет отчетов (типа оборотно-сальдовых ведомостей) по лицевому счету, по дому, по УК, по городу в разрезе услуг поставщиков, а также реестры льготников по услугам поставщиков с суммами скидок по оплате в разрезе поставщиков услуг.

Оборотно-сальдовая ведомость содержит все разрезы регистров аналитического учета, необходимые для самой разнообразной отчетности. Путем экспорта в Excel и выборки необходимых данных получается практически любая отчетность по предоставлению ЖКУ, их начислению и оплате.

Как учитываются полученные авансы в разрезе услуг, которые будут оказаны в будущих периодах?

Как известно, существует два подхода к учету авансов:

• распределение по мере поступления,
• резервирование аванса до момента фактического оказания услуги.

Распределение аванса по мере поступления чревато для УК усложнением взаиморасчетов с поставщиками и подрядчиками, и риском зависания дебиторской задолженности при их банкротстве или недобросовестности.

Второй вариант удобен тем, что позволяет избежать потери авансированных денег в случае банкротства поставщика к моменту оказания услуги. Однако при выборе этого варианта возникают определенные сложности в объяснении участникам системы почему авансы по неоказанным услугам должны храниться на расчетном счете УК до момента фактического предоставления услуги.

Дело в том, что получение аванса по отдельному платежному документу поставщика означает явно выраженное желание плательщика авансировать услуги этого поставщика. Получение аванса при оплате единого платежного документа рассматривается УК как бедствие. УК не без основания опасаются (такие прецеденты были), что, несмотря на целевой характер платежей, налоговая служба может счесть эти авансы выручкой и потребовать уплаты налога на прибыль.

В программно-технологическом комплексе «Радей» реализованы оба алгоритма. Выбор одного из них производится в момент настройки и внедрения системы.

Ссылки

1. ↑ «Коммунальный комплекс России», № 11 (ноябрь) 2007, стр. 30-34. (Материал круглого стола подготовлен редактором журнала Юлией Подымовой).