Необходимо повышать зрелость управления инвестпроектами

Иван Голов, наш руководитель портфеля проектов «Бухгалтерский учет и отчетность», рассказал журналу «Банковское обозрение» о сложностях, с которыми сталкиваются инвесторы и руководители проектных офисов, управляющие программами и портфелями проектов. Как можно поддержать принятие решений и управление рисками в инвестиционных проектах с помощью IT? Какое решение для управления инвестпроектами предлагает наша компания и каким инструментарием оно располагает? Об этом — в материале «Необходимо повышать зрелость управления инвестпроектами» на сайте издания.

Проектный подход, ориентированный на получение заданного результата в установленные сроки, сегодня является одним из лидирующих в организации инвестиционной деятельности. Он широко применяется в разных областях — от капитального строительства до государственных программ развития отраслей экономики — и позволяет добиться прозрачности распределения ресурсов, избежать нецелевых трат и других нарушений финансирования, что существенно повышает вероятность достижения целевых показателей портфеля или программы проектов.

Однако руководителям и аналитикам крупных проектных офисов, в том числе входящих в состав финансовых институтов, которые осуществляют финансирование или управление инвестиционными проектами и должны контролировать их реализацию, приходится сталкиваться с незрелостью проектного управления у многих участников процесса — заказчиков, ответственных исполнителей и субподрядчиков.

Согласно глобальному исследованию, проведенному Accenture среди топ-менеджеров, которые отвечают за реализацию инвестиционных проектов капитального строительства в энергетическом секторе с бюджетом свыше $ 1 млрд, только 34 % участников опроса добились выполнения бюджетных планов с отклонением менее чем на 25 % и менее трети смогли завершить работы в установленные сроки. Аналогичные результаты были получены при проведении исследования среди добывающих и металлургических компаний: 70 % проектов завершаются с отклонением от установленного бюджета на 25 % и более, а свыше 60 % проектов выходят за рамки намеченных сроков.

Наиболее эффективными средствами преодоления данной ситуации организаторы исследования называют кросс-функциональное управление рисками, улучшение качества взаимодействия с подрядчиками и поставщиками, повышение уровня управленческой зрелости, а также активную работу с данными и аналитикой.

При этом одной из причин неэффективности управления проектами является недостаток адекватных инструментов, позволяющих инвестору контролировать ход проекта с нужной степенью детализации на всех этапах. Важная составляющая процесса — качественная интеграция данных, поступающих от всех ключевых участников проекта, и создание единой информационной платформы для поддержки принятия проектных и инвестиционных решений.

При этом подрядчики зачастую используют средства управления проектами, направленные на планирование и оптимизацию, прежде всего, собственных работ и ресурсов, в то время как задачами инвестора при управлении программой или портфелем проектов является удержание целостности, полный контроль за расходами и достижение ключевых показателей экономической эффективности. Подобных комплексных инструментов на рынке сегодня крайне мало.

При попытке восстановить целостную картину хода выполнения программы или портфеля проектов можно наблюдать следующее: аналитики проектного офиса инвестора собирают информацию от подрядчиков практически вручную, затрачивая значительные ресурсы на загрузку, сопоставление и корректировку данных, номенклатур и кодировок. Достоверность и актуальность собранной информации оценить достаточно сложно, поскольку ее обновление может происходить нерегулярно и несинхронизированно. Для анализа могут использоваться данные других систем, например, бухгалтерского учета, в которых отсутствует необходимая детализация, а сами системы лишены инструментов анализа и визуализации, важных для оценки рисков и помощи в принятии управленческих решений.

Для построения моделей показателей экономической эффективности инвесторы зачастую используют Excel, что при внесении изменений в данные чревато возникновением «мелких» технических ошибок, грозящих в масштабе крупной инвестиционной программы значительными убытками. Электронные таблицы по-прежнему остаются одним из самых распространенных инструментов сбора и анализа данных, хотя еще несколько лет назад Базельский комитет по банковскому регулированию (BCBS) и Управление по финансовому надзору и регулированию Великобритании (FSA) одновременно выпустили рекомендации по имплементации дополнительных проверок информации, которая обрабатывается «ручным способом». В своих исследованиях регуляторы высказывают серьезную обеспокоенность рисками появления ошибок, расхождений и даже мошеннических действий в случаях, когда данные хранятся и обрабатываются в электронных таблицах.

Разработанное специалистами нашей компании комплексное решение для управления инвестиционными проектами поможет инвесторам и руководителям проектных офисов избежать широкого спектра организационных и технических проблем. Оно способно существенно повысить эффективность реализации проектов благодаря следующим бизнес-функциям:

• поддержка принятия инвестиционных решений, которая обеспечивается оперативной интеграцией с системами планирования и управления ресурсами, электронными торговыми площадками и другими внешними системами для сбора максимально полной и актуальной информации;
• сквозной контроль соответствия всех параметров программы или портфеля проектов с помощью настраиваемого интегрированного мониторинга исполнения проектных планов, бюджетов, платежей;
• управление рисками и прогнозирование отклонения значений ключевых показателей экономической эффективности проектов на основе многофакторного анализа данных.

Решение CUSTIS для управления инвестиционными проектами позволяет обеспечить интеграцию актуальных данных для эффективной работы с экономическими моделями проектов и предоставляет инструменты для повышения уровня зрелости ряда ключевых управленческих процессов.

Управление финансовыми моделями проектов на основе актуальных данных

Система позволяет составлять новые и использовать готовые каталоги показателей — от стандартного расчета возврата инвестиций до более сложных агрегированных инструментов, — на базе которых создаются гибко настраиваемые финансово-экономические модели эффективности проектов. Каждый показатель представлен в виде плановых, фактических и прогнозируемых значений, которые визуализируются для проведения удобного сравнения. Алгоритмы сбора показателей аналитики могут гибко настраивать самостоятельно.

Кроме того, решение обеспечивает полную интеграцию и автоматическое обновление данных в режиме онлайн и уведомляет пользователей о выходе показателей за пределы настраиваемых отклонений, а взаимодействие с внешними источниками дает возможность включать в расчет модели проекта макроэкономические и отраслевые показатели.

Анализ и прогнозирование в календарно-сетевом планировании

Решение представляет руководителям проектов средства для анализа выполнения календарно-сетевого планирования, включая автоматическое вычисление критического пути и критических цепочек, а также их визуализацию в формате S-кривых. Возможности системы позволяют осуществлять сквозной контроль соответствия сроков работ в базовом плане-графике, графиках закупок, тендерной документации и заключаемых договорах, а также автоматически уведомлять пользователей о возникающих отклонениях. Интеграция с такими популярными пакетами, как Microsoft Project и Primavera PPM, позволяет оперативно начать работу с модулем, а также без дополнительных расходов интегрироваться с аналогичными системами планирования подрядчиков.

Контроль исполнения бюджета проектов

Система аккумулирует данные из всех источников информации о планировании и исполнении бюджетов проектов, например, ERP или специализированных бюджетных систем, проводит автоматический расчет освоенных средств и с помощью мониторинга исполнения смет доходов и расходов контролирует отклонения в стоимости при закупках или заключении договоров, сообщая о них пользователю. IT-решение поддерживает несколько базовых вариантов бюджета, позволяет настраивать соответствие иерархических структур бюджета и плана-графика проекта (Cost Breakdown Structure и Work Breakdown Structure) и формировать отчеты с гибкой настройкой классификации видов расходов и статей бюджета. В текущих условиях волатильности курса рубля актуальна поддержка мультивалютности и отражение валютных рисков в инструментах анализа исполнения бюджета.

Обеспечение прозрачности закупок и автоматизация тендерных процедур

Благодаря созданию единого пространства управления программами и портфелями проектов и интеграции с электронными торговыми площадками разработанное IT-решение проводит автоматический мониторинг тендерных процедур и контролирует соответствие графика закупок базовому плану-графику программы. Сквозной контроль условий тендерной документации, плана-графика и бюджета проекта, а также заключаемых подрядчиками договоров дает возможность на ранних стадиях выявить отклонения, потенциальные нарушения положений о закупках и нецелевое расходование средств.

Следующим этапом развития функционала станет автоматизация управления тендерными процедурами, позволяющая системе самостоятельно готовить документацию на основании утвержденного бюджета и плана-графика работ, вести и классифицировать реестр тендеров, а также осуществлять настройку бизнес-процессов подготовки и проведения тендеров на выбранной электронной торговой площадке. Кроме того, дополнительный модуль Cost Engineering позволит значительно сократить затраты на планирование бюджета и организацию закупок посредством автоматизированного расчета стоимости проекта на основе отраслевых моделей, инструментов анализа котировок электронных торговых площадок и внутренних справочников расценок.

Мониторинг Cash Flow и контроль исполнения платежей

Интеграция с платежными системами и расчетными центрами банков обеспечивает качественный мониторинг денежных потоков, оперативный сбор данных и уведомление пользователей об исполняемых платежах, при необходимости — в акцептирующем (подтверждающем) режиме. Контроль исполнения платежей на соответствие условиям договора и бюджета проекта исключает возможность проведения оплат, не соответствующих согласованной структуре затрат, а также уменьшает угрозу штрафных санкций за нарушение условий контрактов и задержки оплаты.

Прогнозирование рисков

Наиболее перспективным шагом для дальнейшего развития системы является автоматизация функций прогнозирования. В частности, в настоящий момент мы активно разрабатываем средства прогнозирования показателей проектов на основе семейства вероятностных методов Monte Carlo и LHS. Оперативное получение актуальных данных и сведений об изменении показателей позволит быстро корректировать финансирование проектов и принимать своевременные управленческие решения.

Функции прогнозирования важны и для анализа календарно-сетевого планирования и контроля бюджета. В перспективе решение сможет проводить автоматический анализ ошибок и конфликтов в плане-графике проектов, оценивать качество его составления и осуществлять сценарное моделирование и анализ рисков, а также применять стратегии по их минимизации. Интеграция с отраслевыми базами знаний о реализованных проектах позволит проектной команде получать оценки реалистичности плана-графика путем его сопоставления с историческими данными об аналогичных работах. В условиях сокращения финансирования важным инструментом становится прогнозирование изменений сроков реализации проектов и моделирование планов-графиков для разных сценариев финансирования проекта.

Таким образом, решение CUSTIS по управлению проектным финансированием позволяет руководителям программ и портфелей инвестиционных проектов существенно повысить эффективность проектной деятельности, а инвесторам, банками и электронным торговым площадкам — предоставить клиентам дополнительный сервис по качественному управлению инвестиционными проектами.

Важно отметить, что система может быть развернута как на проприетарной IT-инфраструктуре заказчика, так и в качестве облачного сервиса. Web-интерфейс дает возможность доступа к большинству контролирующих функций при помощи мобильных устройств, а удобная визуализация данных упрощает анализ информации и ускоряет процесс принятия управленческих решений.