Оказание юридической помощи в компании

Екатерина Родыч, руководитель юридической службы, рассказала журналу «БОСС» о том, как организовано оказание юридической помощи в нашей компании, и дала несколько общих советов по организации эффективной работы юридического отдела. Как наиболее целесообразно распределять задачи между внешними и внутренними юристами? Какие требования стоит предъявлять к кандидатам при подборе? Какие типичные ошибки совершают компании при организации юридической помощи? Ответы Екатерины опубликованы на сайте и в бумажной версии журнала.

«БОСС»: Как организовано оказание юридической помощи в Вашей компании? Какова модель юридического направления — собственное подразделение, аутсорсинговая структура или и то, и другое?

Екатерина Родыч: С 2007 года наша компания располагает собственной юридической службой, состоящей из двух человек. Ранее (более пяти лет) компания обходилась без профессионального юридического отдела. В настоящее время до 90% юридических задач решается в нашей компании собственными силами. Конечно, некоторые задачи мы отдаем на подряд, если очевидно, что аутсорсеры справятся с ними быстрее и эффективнее. Это, например, вопросы взаимоотношений с государственными органами.

В целом, по моим наблюдениям, в большинстве случаев развитие юридического направления деятельности в компаниях (за исключением фирм, для которых юридическая деятельность является профильной) идет по стандартной схеме: до определенного момента в выделенной юридической службе нет необходимости, содержание собственного юриста является для начинающей фирмы дорогим удовольствием, а загрузить его полезной работой хотя бы на 50% затруднительно — нет таких объемов юридических задач.

Все юридические вопросы на стартапе и в первое время существования бизнеса ввиду незначительности их объема и относительно низкой сложности могут решаться силами бухгалтерии компании. Разработку шаблонов договоров можно заказать у специально обученных аутсорсеров, или же можно «одолжить» шаблоны у контрагентов. Решение каких-то специфических юридических вопросов также можно поручить аутсорсерам.

Когда же компания набирает обороты и становится более заметной на рынке, без собственного юридического отдела уже не обойтись, так как объем юридической работы значительно увеличивается и услуги аутсорсеров становятся невыгодными по сравнению с содержанием собственного инхауса. Да и в целом, когда компания становится заметнее, чем раньше, и нарабатывает более-менее серьезную базу контрагентов, у нее появляется определенное количество юридических рисков. Обеспечение юридической безопасности бизнеса требует наличия специалиста (или специалистов), занимающегося юридической безопасностью на постоянной основе и искренне заинтересованного в результате своей деятельности.

Кстати, интересный, но в целом предсказуемый факт — в течение длительного времени после формирования юридического инхауса юрист компании (обычно сначала он один) имеет довольно сильную загрузку по работе, поскольку «разгребает» результаты юридической деятельности своих предшественников, которые по понятным причинам не обратили в свое время внимания на важные нюансы, а также допустили ряд разнообразных юридических ошибок. Зачастую на этих ошибках бывают построены целые схемы взаимоотношений с третьими лицами. Конечно, первым делом нужно по максимуму все исправлять и строить новые — юридически корректные — схемы деятельности. Это долгий и трудоемкий процесс, а полностью избавиться от следов старых схем в большинстве случаев нереально.

Чтобы сократить объем деятельности по исправлению ошибок (а переделывать, как известно, зачастую сложнее, чем создавать с нуля), я бы рекомендовала сильно не экономить на услугах профессиональных аутсорсеров с самого момента принятия решения о создании бизнеса, а не с того момента, когда компания сталкивается с очевидно нерешаемым внутренними ресурсами юридическим вопросом. Конечно, такая схема взаимодействия будет стоить дороже, нежели решение вопросов своими силами, однако количество серьезных ошибок, наличие которых никто из сотрудников компании даже не может заметить, сильно сократится, что в итоге может дать значительную экономию как времени юриста компании, так и средств (в случае если нагрянут проверяющие органы).

«БОСС»: Если есть внутренние юристы, каковы их задачи?

Е. Р.: В нашей компании используется классическая для компаний с не очень значительным объемом юридических задач схема работы юридической службы. Юристы не имеют специализации и занимаются в целом одними и теми же задачами, естественно, разделяя их между собой. Круг задач очень широк и охватывает все сферы деятельности компании: в первую очередь, это налоговые консультации для бухгалтерии, вопросы трудового права, корпоративное право (которое в значительной степень отдано на подряд аутсорсерам), договорная и претензионная работа, а также, естественно, вопросы интеллектуального права, поскольку основной деятельностью нашей компании является разработка программного обеспечения.

В мои обязанности как руководителя службы входит, помимо решения текущих задач, организация взаимодействия внутри отдела, а также с заказчиками наших услуг таким образом, чтобы задачи решались максимально быстро и были верно отранжированы по значимости при их принятии в работу. Кроме того, очень важно, чтобы обеспечивалась целостность решения поставленных задач: заказчик (внешний или внутренний), поставивший задачу юридическому отделу, должен получить на выходе не просто набор норм, абстрактно регулирующих взаимоотношения по данному вопросу без конкретных предложений, а результат «под ключ» — решение конкретно для данного заказчика в указанной им ситуации, с перечислением не только всех плюсов данного решения, но и его подводных камней.

«БОСС»: Как наиболее целесообразно, с Вашей точки зрения, делить работу между внутренними и внешними юристами?

Е. Р.: Я считаю, что задачи должны по максимуму решаться собственными силами, ведь как бы ни был хорош внешний специалист, он заинтересован в наилучшем решении задачи не так сильно, как внутренний юрист компании (конечно, это в идеальном случае). Штатный сотрудник в любом случае более искренне заинтересован в решении проблем своей компании, нежели внешний подрядчик, у которого зачастую просто нет внутреннего стремления к достижению идеального результата, поскольку он себя с фирмой-заказчиком не ассоциирует, его будущее с этой фирмой связано весьма косвенно. Конечно, любое правило имеет исключения, но они только подтверждают это правило. К тому же внутренний специалист обычно владеет всем контекстом, важным для решения задачи, который вложить в голову аутсорсера невозможно, а зачастую еще и небезопасно для компании. Владение контекстом в некоторых задачах принципиально важно для учета всех нюансов и получения максимально релевантного результата.

Кроме того, решение максимального количества задач собственными силами позволяет юридическому отделу не терять тот самый контекст — в любом случае в задачу, которую выполняешь собственными руками, погружаешься глубже, чем в задачу, отдаваемую на подряд, а иначе зачем ее вообще отдавать?

Исключением из этого правила я бы назвала, наверное, только те задачи, для решения которых нужны специальные знания, навыки и умения, которыми не располагает внутренний юрист и которые имеют проектный, а не процессный характер. Оптимально, если по факту решения такой задачи к ней больше не возвращаются, то есть знания о том, как решалась именно эта задача, не нужны юристу в дальнейшей работе. Это, например, регистрация изменений в уставных документах общества — сделал и забыл. Или консалтинг по какому-то специфическому отраслевому вопросу, который лучше заказать у узкоспециализированного профессионала.

Однако если решение таких узких задач будет носить не разовый, а систематический характер (например, компания начала заниматься деятельностью в новой для себя отрасли и необходим систематический отраслевой юридический консалтинг), определенно есть смысл искать такого узкого специалиста к себе в штат (при значительном объеме консалтинга) либо обучать кого-то из уже работающих юристов (если объем консультаций незначителен, но все же они периодически необходимы). Кстати, вполне вероятно, что юрист будет за такое обучение только благодарен, поскольку это, во-первых, расширяет его знания, то есть является вложением в специалиста, а во-вторых, может помочь «встряхнуть» заскучавшего на привычной работе специалиста, мотивируя его на достижение результата.

«БОСС»: Каковы требования для подбора юристов? Какова должна быть их степень глубины погружения в специфику компании, с одной стороны, и в те или иные направления юридической помощи, с другой?

Е. Р.: Вообще тут все ситуативно. Сильно зависит от размера компании, направлений ее деятельности и других факторов. Если говорить о компаниях вроде нашей — средних размеров, не специализирующихся на юридическом и налоговом консалтинге, работающих в B2B, имеющих надежных контрагентов, не использующих налоговые схемы (то есть с низкими судебными рисками), — то я бы сказала, что для них оптимальным является «универсальный юрист» — человек с широким кругозором и широкой специализацией (пусть и не очень глубокой), обязательно обучаемый, причем оптимально — самообучаемый, поскольку обмен знаниями в маленьких отделах, занимающихся непрофильной деятельностью, невелик, как и в любой маленькой замкнутой системе. Это должен быть человек с гибким мышлением, способный оперативно переключаться между несколькими задачами. Поскольку оформлением документов в компаниях такого типа зачастую занимаются тоже юристы (ввиду отсутствия полноценного договорного отдела), такой специалист должен быть внимательным, аккуратным и не бояться рутинной работы, которой, справедливости ради, хватает в любом виде деятельности.

Принципиально важным для юристов компании средних размеров, где еще не расцвел буйным цветом бюрократизм, является клиентоориентированность — как по отношению к внешнему заказчику, так и во взаимоотношениях с внутренними подразделениями, ставящими юридические задачи. Идеальный юрист должен уметь не только делать замечания и «рассматривать в течение пяти рабочих дней», но и быть приятным и открытым для людей, которые пришли к нему за помощью, — в частности, идти навстречу по срокам согласования документов, переводить для заказчиков с юридического на русский свои пожелания, быть вежливым и готовым помочь. Собственно, это правило стоит применять не только к юристам. Тогда работа будет максимально продуктивной и приятной для всех сторон.

«БОСС»: Где и как Вы находите юристов?

Е. Р.: Сейчас задачи поиска новых сотрудников не стоит. Когда назреет необходимость, вероятнее всего, поиском будут заниматься наши специалисты по подбору по базам резюме. Если не получится найти никого стоящего таким образом, будут привлекаться кадровые агентства.

«БОСС»: Какие типичные ошибки совершают компании при организации юридической помощи?

Е. Р.: Одну из ошибок я уже подробно описала выше — компании часто не уделяют должного внимания юридическому сопровождению своей деятельности до того самого момента, пока не назреет критическая масса юридических проблем. Еще раз повторюсь — это сильно загружает юриста в первое время работы в компании (а это «первое время» может растянуться на значительный срок).

Второй ошибкой со стороны руководства компании является, на мой взгляд, такая оргструктура фирмы, при которой юридический отдел (его руководитель) подчиняется не руководителю компании напрямую. Встречаются случаи, когда юридический отдел подчиняется финансовому управлению. Или наоборот. Почему? Это независимые подразделения, значимые для фирмы. Более того, несмотря на кажущиеся общие цели этих подразделений, во многих вопросах их интересы диаметрально противоположны. И юридический отдел, и другие важные инфраструктурные подразделения компании (бухгалтерия, маркетинг, HR, служба безопасности и т. д.) должны подчиняться непосредственно руководству фирмы и взаимодействовать друг с другом на паритетных основах, чтобы не сбивать друг другу целеполагание (что, конечно, не отрицает необходимости учитывать цели и интересы друг друга и компании в целом).

Следующая проблема косвенно связана с предыдущей — для обеспечения максимальной юридической безопасности бизнеса юридический отдел должен иметь в своем распоряжении всю информацию о деятельности компании (в том числе ту, которая является коммерческой тайной), а это не во всех компаниях так. Как я уже говорила, полноценное решение юридических (да и любых иных) вопросов вне полного контекста невозможно. Вы же от врача не скрываете свои болезни? Почему же здесь надо действовать по-другому?

Последней ошибкой я бы назвала нетолерантность и заносчивость специалистов юридического отдела. Так уж получается, что отделы, деятельность которых связана с проверяющими органами (юридическая служба, бухгалтерия), в большинстве случаев имеют конфликт интересов с подразделениями-заказчиками юридических услуг: последние хотят, чтобы все было проще, а юридической службе важно, чтобы все было оформлено не проще, а правильно. Нередки случаи, когда юридические службы не готовы идти на здоровый компромисс, считая себя истиной в последней инстанции, поскольку они стоят на страже интересов компании, пусть даже из-за их требований вся деятельность компании будет сосредоточена не на производстве, а на составлении пояснительных записок и обоснований.

Задача юриста в первую очередь состоит в том, чтобы изучить все нюансы задачи, провести переговоры о возможности реализации идеального с юридической точки зрения решения, по результатам предложить оптимальные компромиссные варианты, которые в целом устроят все стороны. Однако искать компромисс надо также без фанатизма — все-таки задача юриста не в том, чтобы угодить всем, а в том, чтобы интересы всех сторон были максимально соблюдены.