Налоговые последствия использования мобильной связи

Екатерина Родыч, руководитель юридического отдела нашей компании, рассказала журналу «Налоговые споры» о том, как грамотно с точки зрения налогообложения обеспечить сотрудников компании мобильной связью. Какие существуют схемы для оформления такого рода расходов? Какие документы понадобятся организации? В чем специфика оплаты работнику домашних Интернета и телефонной связи? Ответы на эти вопросы — в статье «Налоговые последствия использования мобильной связи» в бумажной версии журнала.

Ни для кого не секрет, что в условиях современной стремительной жизни рабочий темп компаний значительно вырос за последние десять-двадцать лет. Рынок диктует свои правила производителям товаров, работ, услуг. Тот результат, который вчера немыслимо было получить за неделю, сегодня необходимо обеспечить за один день. И, несомненно, современные технологии сыграли значительную, если не решающую, роль в ускорении нашей жизни.

Попробуйте представить в современной компании секретаря за печатной машинкой, бухгалтера, который считает прибыль на счетах, курьера, которых пешком несет письмо контрагенту вместо того, чтобы воспользоваться транспортом. Сомнительно, не правда ли? Примерно также странно сегодня выглядит работник, который не использует телекоммуникационные достижения науки в целях повышения скорости и качества своего труда. И логично предположить, что если такие телекоммуникационные блага, как мобильная связь, Интернет, активно используются большинством работников, то работодатель в целях повышения эффективности своего бизнеса обязан обеспечить ими своих сотрудников, как он обеспечивает их иными средствами производства.

Однако возможны ситуации, когда работодатель отказывается обеспечивать работнику мобильную связь и Интернет вне офиса поскольку опасается налоговых органов, которые могут признать такие затраты компании экономически необоснованными. Также легко представить себе ситуации, когда работодатель приобретает работнику мобильный телефон, а потом не знает, что же делать с такими расходами. В настоящей статье мы поможем разобраться во всех тонкостях оформления операций по обеспечению работников связью и покажем, как это сделать проще и правильнее всего.

Обеспечение работника мобильной связью

Итак, если вы решили предоставить своему работнику возможность разговаривать по мобильному телефону за счет компании, первое, что вам следует сделать, — разобраться с налогами, которые могут возникнуть или не возникнуть в результате ваших действий. В данном случае нас, конечно, интересует налог на прибыль, налог на доходы физических лиц, взносы в ПФР, ФСС РФ, ФОМС РФ и НДС.

Далее надо определиться с самой схемой оформления расходов. Мобильная связь может быть обеспечена работнику двумя способами:

• путем предоставления служебного телефона (SIM-карты), оформленного на компанию;
• путем предоставления компенсации за разговоры по личному телефону.

И тот, и другой способы имеют свои плюсы и минусы. Рассмотрим детально каждый из этих способов и опишем алгоритм действий в обоих случаях.

Предоставление служебного телефона работнику

Указанный способ оплаты мобильной связи является наиболее дешевым и удобным для работодателя, так как позволяет организации максимально сэкономить денежные средства, уплачиваемые в виде налогов. В настоящей статье мы будем отталкиваться от конкретных налогов и описывать, как получить максимальную выгоду по каждому из налогов.

Налог на прибыль

Для начала определим, что надлежащее оформление расходов в целях налога на прибыль интересно только при условии применения налогоплательщиками общей системы налогообложения и упрощенной системы налогообложения по схеме «доход минус расход». В данной статье мы будем вести разговор о порядке оформления расходов согласно правилам главы 25 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ), поскольку правила признания расходов для «упрощенцев» аналогичны правилам, предусмотренным главой 25 НК РФ.

Согласно пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам «…налогоплательщик может отнести расходы на <…> телефонные <…> услуги, расходы на оплату услуг связи <…>, а также информационных систем (СВИФТ, информационно-телекоммуникационная сеть Интернет и иные аналогичные системы)».

При этом согласно ст. 252 НК РФ расходы, произведенные налогоплательщиком, могут быть приняты к учету только при соответствии их двум критериям:

• расходы являются обоснованными (то есть экономически оправданными затратами, оценка которых выражена в денежной форме), при этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

• расходы подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ <…> и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Итак, для того, чтобы понесенные организацией расходы на мобильную связь можно было учесть в составе расходов, уменьшающих ее доходы, надо, во-первых, документально обосновать эти расходы, а во-вторых, доказать их экономическую обоснованность.

Что касается документального обоснования произведенных операций, связанных с использованием мобильной связи в целях осуществления организацией предпринимательской деятельности, то согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом первичный учетный документ признается составленным в надлежащем виде, если он имеет определенные реквизиты, установленные указанной статьей.

Таким образом, для надлежащего документального оформления операции по приобретению телефона и SIM-карты согласно действующему законодательству необходимо оформить договоры (счета-оферты), акты (товарные накладные), подтверждающие приобретение телефонного аппарата и SIM-карты. Для надлежащего оформления расходов на пользование непосредственно мобильной связью необходимо периодически (обычно раз в месяц) составлять и подписывать акты об оказанных услугах связи, подтверждающие стоимость совершенных за определенный период звонков по каждой SIM-карте.

Гораздо более сложен вопрос подтверждения экономической обоснованности расходов на оплату мобильной связи. Существует немалое количество разъяснений Минфина и налоговиков по данному вопросу. У проверяющих органов сложилась относительно единая позиция по вопросу того, какие документы, помимо указанных выше договоров и актов, необходимы для надлежащего оформления операций, связанных с мобильной связью, а также подтверждают экономическую обоснованность расходов на мобильную связь:

• утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу их должностных обязанностей необходимо использование мобильной связи;

• детализированный отчет (счет) оператора сотовой связи в разрезе каждого обслуживаемого номера и с информацией о времени, продолжительности и стоимости каждого звонка. Телефонный номер вызываемого абонента также должен указываться в отчете.

Указанная позиция закреплена, например, в письмах Минфина РФ № 03-03-04/3/15 от 27.07.2006, № 03-03-06/2/178 от 13.10.2010, № 03-03-06/1/350 от 05.07.2008, письме УФНС по г. Москве № 16-15/104055@ и других письмах.

Составить перечень должностей и ввести его приказом по предприятию не составляет особого труда. В этом документе надо установить как минимум:

• список должностей, которым оплачивается мобильная связь;

• основания оплаты (описание производственной необходимости — разъездной характер работы, постоянное общение с клиентами и т. д.);

• принцип оплаты (по фактическим расходам, в пределах лимитов, в фиксированном размере).

Основные сложности сопряжены с детализированным отчетом по звонкам. Согласно указанным выше письмам, экономически обоснованными могут быть признаны только те звонки, которые имеют производственный характер и не совершены в личных целях работника. Остальные звонки должны быть оплачены работодателем без учета в составе расходов, уменьшающих прибыль, либо работником самостоятельно. На практике же выделение личных звонков может оказаться затруднительным по следующим причинам:

• во-первых, это трудозатратно;

• во-вторых, далеко не всегда можно точно определить характер конкретного звонка — маловероятно, что компания владеет исчерпывающим списком телефонных номеров контрагентов и может доподлинно определить, какие звонки были совершены по работе, к тому же по детализированному отчету никогда нельзя понять, носит тематика разговора производственный характер или нет. А телефонные звонки потенциальным контрагентам (телефонных номеров которых не должно быть в базе контрагентов даже при ее наличии в компании) также могут быть отнесены либо к расходам на связь по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, либо к рекламным расходам согласно пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ, если такие звонки обращены к неопределенному кругу лиц (Письмо Минфина № ЕД-4-3/11460@ от 15.07.2011).

Таким образом, можно сделать вывод, что наличие детализированного отчета является скорее формальным документом, истребуемым налоговиками, чем документом, который может реально доказать экономическую обоснованность расходов на связь, хотя УФНС по г. Москве в своем Письме № 16-15/061735 от 18.06.2009 пошло дальше и указало, что для подтверждения производственного характера звонков к детализированному отчет должны прилагаться расшифровки телефонных разговоров, в противном случае все звонки должны быть отнесены к личным.

Если обращаться к судебной практике, налоговые органы не могут отстоять свою позицию о необходимости предоставления налогоплательщиком детализированного отчета. Суды, признавая обоснованными расходы налогоплательщика на мобильную связь по корпоративным SIM-картам в полном объеме, исходят из тех фактов, что:

• налоговое законодательство не поименовывает детализированный отчет оператора связи как обязательный для признания расхода документ (Постановление ФАС МО № КА-А40/15468-09 от 28.01.2010, Постановление ФАС ЦО по делу № А35-847/2009 от 24.06.2011);

• экономическую необоснованность хозяйственных операций должен доказывать налоговый орган, а не наоборот, а отсутствие детализированного ответа не говорит против налогоплательщика (Постановление ФАС СКО по делу № А53-14011/2008-С5-14 от 18.06.2009, Постановление ФАС МО № КА-А40/12732-08 от 19.01.2009). Таким образом, надо иметь в виду, что налогоплательщик имеет право не подтверждать производственный характер звонков детализированным отчетом, однако в таком случае свою правоту он будет отстаивать в суде.

Лимиты

В организациях часто оплачиваются не все расходы на мобильную связь, а устанавливаются лимиты на оплату мобильной связи за счет работодателя. В этом случае в перечень должностей работников, которым в силу их должностных обязанностей необходимо использование мобильной связи, вносится информация о лимите расходуемых за счет организации средств на мобильную связь, а также порядок возмещения работником стоимости звонков и мобильных услуг сверх лимита. Организация имеет право признать потраченные сверх лимитов денежные средства в составе расходов только после получения соответствующего возмещения от работника (которое, в свою очередь, включается в состав внереализационных доходов работодателя согласно Письму Минфина № 03-03-07/2 от 19.01.2009).

Лимиты должны быть экономически обоснованы и быть построены, например, на статистике использования мобильной связи работником до их установления. При этом представляется, что установление лимита не отменяет необходимость заказа детализированных отчетов и оплаты в пределах лимита только производственных телефонных звонков, в противном случае можно получить претензии налоговых органов (см., например, Письмо УФНС по г. Москве № 16-15/104055@ от 05.10.2010). Однако на помощь налогоплательщику может прийти Письмо Минфина РФ № 03-03-03/3/15 от 27.07.2006 — в письме не устанавливается взаимосвязь между детализированным отчетом и экономической обоснованностью телефонных звонков. Детализация поименовывается как обязательный для признания расходов документ, но в это же время указывается, что «критерием экономической обоснованности… будет являться необходимость работника в связи с установленными в должностной инструкции обязанности использовать сотовый телефон в служебных целях». А Письмо Минфина № 03-03-06/2/178 от 13.10.2010 указывает, что «для освобождения от налогообложения сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях, основанный на детализированном отчете оператора мобильной связи о проведенных переговорах». Так что лимитирование размера оплачиваемых работодателем расходов может стать неплохой альтернативой доказывания экономической обоснованности расходов при помощи детализированных отчетов оператора сотовой связи.

На том, как именно можно рассчитать лимит на использование мобильной связи за счет компании, поподробнее остановимся в разделе «Компенсация за использование личного мобильного телефона».

Безлимитные тарифы

Еще один немаловажный вопрос — это обеспечение работников безлимитной связью. Получение детализированных отчетов в данном случае является бессмысленным занятием, так как стоимость разговоров не выделяется в детализированном отчете, а включается в абонентскую плату (в составе абонентской платы также может быть учтена стоимость SMS-сообщений и других мобильных услуг). Минфин также признает в своих письмах № 03-03-04/2/217 от 13.10.21006 и № 03-03-06/1/378 от 23.06.2011, что для признания расходов по безлимитному тарифу предоставление детализированного отчета необязательно. Однако думается, что в случае, если безлимитный тариф включает в себя только часть услуг, безопаснее будет признавать расходы по услугам, оплачиваемым сверх абонентской платы, в общем порядке, с использованием детализированных отчетов. Также можно порекомендовать устанавливать лимит по оплате услуг при использовании безлимитного тарифа в размере абонентской платы, а остальное возмещать за счет работника.

Сопутствующие мобильные услуги

Отдельный вопрос — оплата сопутствующих мобильной телефонной связи услуг: SMS-, MMS-сервисов, мобильного Интернета. Официальной позиции по данному вопросу нет, однако представляется, что, исходя из толкования пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы на мобильный Интернет, SMS, MMS могут признаваться по правилам, установленным для мобильной связи. При этом в локальных актах и иных документах надо, помимо упоминания мобильной связи как необходимого для выполнения должностных функций условия труда, надо писать также про иные мобильные сервисы.

Телефон работника, SIM-карта работодателя

Те же правила признания расходов, но с небольшими нюансами действуют для случаев, когда работнику выделяется только SIM-карта, а телефон он использует собственный.

Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) «при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) …, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме». То есть работнику может быть компенсирована амортизация используемого им в рабочих целях телефонного аппарата, что должно быть закреплено с расчетами либо непосредственно в трудовом договоре с работником (ином документе, подписываемом работником и работодателем), либо в локальном акте компании, на которой будет ссылка в трудовом договоре.

Схема расчета такой компенсации может основываться на остаточной стоимости телефона и сроке его полезного использования. Например, оценочно мобильный телефон на момент начала его использования в служебных целях стоил 12 000 руб., срок полезного использования телефона составляет 2 года, из которого год телефоном уже пользовались, таким образом, амортизация телефона составит 12 000 руб. / 12 мес. = 1 000 руб. в месяц — сумма компенсации использования телефона работника в служебных целях. Также можно вводить поправочный коэффициент в случае, если предполагается, что данная SIM-карта будет использоваться не только в рабочих целях. Но в этой логике разбивка разговоров на производственные и личные будет обязательна.

Однако, откровенно говоря, такая компенсация довольно сложна в оформлении, так как, например, работник может менять телефонные аппараты — это будет влечь перерасчет компенсации. Так что рекомендуем такую компенсацию не вводить в принципе. Но если вы все же решились на такой отчаянный шаг, рекомендуем сделать копию с документов, подтверждающих право собственности работника на телефонный аппарат, поскольку такое требование устанавливается, в частности, УФНС по г. Москве в Письме № 16-15/061735 от 18.06.2009.

Налог на доходы физических лиц и взносы в фонды

Разобрались с налогом на прибыль, переходим к НДФЛ и взносам.

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ «при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды».

В случае использования SIM-карты, оформленной на имя организации, работник не получает материальной выгоды или дохода, так как организация оплачивает по сути свои расходы. Таким образом, говорить про наличие в данном случае налоговой базы для начисления НДФЛ не приходится. Эта позиция была высказана, в частности ФАС МО в Постановлении по делу N А41-К2-9446/05 от 21.06.2006, в котором суд указал, что в случае совершения звонков работником с телефона, принадлежащего работодателю, не в личных целях, объект налогообложения НДФЛ отсутствует.

Аналогичная ситуация по взносам в фонды: «объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров…» (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», далее= — Закон о взносах в фонды). Таким образом, если денежные средства не выплачиваются работнику, на них взносы не начисляются.

Налог на добавленную стоимость

Вычет по НДС за приобретенный мобильный телефон, услуги подключения к сети и оплату услуг мобильной связи предоставляется организации в случае наличия оформленных надлежащим образом счетов-фактур. При этом важно иметь в виду, что ст. 171 НК РФ устанавливает ограничение на применение вычетов по НДС — вычет может быть применен только в отношении НДС по товарам/услугам/работам, приобретенным в целях осуществления предпринимательской деятельности. Таким образом, принять к вычету НДС по услугам мобильной связи можно только в отношении стоимости разговоров, носящих производственный характер. Однако опять же суды не поддерживают налоговые органы в данном вопросе. Так, например, ФАС МО в Постановлении № КА-А40/5553-09 от 14.07.2009 г. указывает на то, что в составе прочих расходов для целей налогообложения налога на прибыль налогоплательщиком могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи без ограничения. Кроме того, законодательство не содержит обязанности предоставлять документы, подтверждающие экономическую оправданность хозяйственных операций для подтверждения права на налоговый вычет по НДС. Но особо аккуратные налогоплательщики могут запрашивать у оператора связи 2 счета-фактуры за период (или 1 счет-фактуру с нужной разбивкой): за производственные разговоры и за личные разговоры работника, но вероятность того, что оператор связи откажет в таком требовании, конечно, высока.

Также обращаем внимание на то, что в случае выдачи работнику телефонного аппарата и SIM-карты, в трудовом договоре или ином соглашении стороны должны предусмотреть обязанность работника вернуть телефонный аппарат и SIM-карту, в противном случае при невозврате имущества работодателя ему может быть начислен НДС по п. 1 ст. 146 НК РФ за безвозмездную реализацию имущества.

Итого

Таким образом, резюмируем, что для обеспечения работника мобильной связью и иными мобильными сервисами с использованием корпоративных тарифов, компании надо иметь следующие документы:

	Наименование документа	Примечание
1	Перечень должностей работников, которым в силу их должностных обязанностей необходимо использование мобильной связи	Обязательный документ. Лимит расходов может быть также установлен данным документом
2	Документ, устанавливающий лимиты расходов на мобильную связь	Обязательный документ, если устанавливаются лимиты. При его наличии налоговые риски при отсутствии детализации снижаются
3	Договоры купли-продажи телефонных аппаратов (товарные накладные, счета-фактуры к ним)	Обязательны при условии предоставления работнику телефонного аппарата
4	Договоры о предоставлении услуг связи (акты, счета, счета-фактуры к ним)	Обязательные документы
5	Детализированные отчеты оператора связи о совершенных телефонных разговорах	Рекомендуемые документы. При их отсутствии правоту придется отстаивать в суде. В случае если налогоплательщик хочет получать подписанную со стороны оператора связи детализацию, необходимо предусмотреть в договоре о предоставлении услуг мобильной связи обязанность оператора предоставлять такую детализацию раз в месяц
6	Соглашение о компенсации за использование мобильного телефона работника	Обязательный документ, если используется телефонный аппарат работника и устанавливается компенсация за его использование в рабочих целях. Компенсация может прописываться в трудовом договоре
7	Соглашение о порядке возврата телефонного аппарата и SIM-карты от работника работодателю	Обязательный документ. Порядок может быть описан в трудовом договоре

Компенсация за использование личного мобильного телефона

Указанный способ обойдется организации дороже (хотя бы потому, что НДС с компенсируемых услуг связи нельзя принять к вычету), однако этот способ может быть удобнее для самого работника, которому не придется носить с собой 2 телефона: личный и рабочий.

Налоги, которые нас интересуют в данном случае, те же, что и в случае с предоставлением работнику служебного телефона, за исключением НДС —  ввиду того, что договор на оказание услуг связи заключается непосредственно с работником, у организации не возникает права на налоговый вычет по НДС, также никакое оборудование не предоставляется работнику, следовательно, нет риска признания такой операции безвозмездной реализацией.

Налог на прибыль

Статьей 264 НК РФ для целей включения в состав расходов, уменьшающих прибыль, предусмотрен только один вид компенсации работникам, а именно компенсация использования личного транспорта. Но во-первых, Минфин РФ в Письме № 03-03-04/4/186 от 08.12.2006 указывает, что «учитывая, что перечень прочих расходов … не является исчерпывающим, считаем, что суммы компенсации, начисленные работникам за использование ими личного имущества (кроме легкового автотранспорта), поименованного в ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации, для выполнения служебного задания, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли в составе прочих расходов … при условии, что они отвечают требованиям ст. 252 Кодекса». А во-вторых, если указанный вид компенсаций зафиксировать в трудовом или коллективном договоре, то такие расходы можно будет признавать по пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ – «другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором». Далее мы покажем, что использование второго варианта — с фиксацией сумм компенсации в трудовых (коллективных) договорах — является предпочтительным для работодателя.

Что касается правил признания расходов за компенсацию стоимости мобильной связи, то тут нет никаких особенных принципиальных различий с признанием расходов при приобретении работодателем корпоративного тарифа, однако есть некоторые особенности. Во-первых, ввиду того, что используется личный, презумпция того, что все звонки по данному телефону совершаются исключительно в рабочих целях, становится совсем призрачной. Ввиду этого особое значение приобретают детализированные отчеты оператора связи и внимательное и скрупулезное разделение совершенных звонков на рабочие и личные.

Лимиты

Естественно, как и в случае с корпоративными SIM-картами, работнику можно устанавливать фиксированный размер компенсации или лимит на использование личного телефона в служебных целях. Компенсация предполагает фиксированную выплату, а лимит — выплату фактически понесенных на служебные звонки расходов работника в пределах определенной суммы. Естественно лимит является более предпочтительным в плане налоговых рисков, чем фиксированная компенсация, т. к. Минфин и налоговики указывают, что сумма компенсации должна быть экономически обоснована, а затраты – документально подтверждены (Письмо УФНС по г. Москве № 28-11/4115 от 21.01.2008, Письмо Минфина РФ № 03-04-06-01/138 от 17.06.2009). Хотя надо отметить, что есть и положительная практика Минфина — в Письме № 03-04-06/4259 от 18.02.2013 регулятор указывает, что «денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией».

Остановимся поподробнее на описании одного из способов расчета компенсации работнику. В указанном случае описывается установление фиксированного размера компенсации, при необходимости установления лимита необходимо внести соответствующие коррективы в формулировки.

Мы рекомендуем устанавливать размер компенсации, исходя из статистических данных по объему служебных телефонных звонков для данной должности. В документе, который будет устанавливать размер компенсации, надо обязательно прописать, помимо непосредственно размера компенсации, порядок его расчета, чтобы логика вычислений была прозрачна для проверяющих. Мы рекомендуем использовать статистические данные по всем сотрудникам, занимающим определенную должность, минимум за 3 последних месяца (больше — лучше) и пересматривать указанные размеры компенсации с определенной периодичностью. Например, раз в год. Также при условии статистической обработки небольшого периода времени, если применимо, можно вводить поправочные коэффициенты (в частности, сезонные).

Пример:

Цитрусов А. А., единственный ведущий маркетолог ООО «Фикус», занимающегося продажей цветов и цветочных композиций, согласно данным детализированных отчетов оператора связи в октябре 2013 г. провел служебных разговоров (отправил служебных SMS) на сумму 700 руб., в ноябре 2013 г. — на сумму 600 руб., в декабре 2013 г. — на сумму 750 руб. Также на выездных встречах для демонстрации продукции ООО «Фикус» он активно пользовался мобильным Интернетом, который согласно правилам операторов мобильной связи может быть подключен на безлимитной основе в среднем за 390 руб. в месяц. Таким образом, усредненно ведущим маркетологом ООО «Фикус» за октябрь-декабрь 2013 г. было потрачено на телефонные разговоры и SMS в служебных целях 683 руб. Работодатель устанавливает лицу, занимающему должность «ведущий маркетолог», компенсацию за мобильную связь в размере 680 руб. в месяц с поправочным коэффициентом 1,5 в феврале и марте (когда активизируется работа с потенциальными и существующими клиентами ввиду 14 февраля и 8 марта) и с поправочным коэффициентом 1,2 в августе (когда активизируется работа с потенциальными и существующими клиентами ввиду 1 сентября). Также работодатель выплачивает работнику 0,5 средней стоимости абонентской платы за мобильный Интернет в размере 200 руб. Итого компенсация составит 1220 руб. в феврале, марте, 1016 руб. в августе и 880 руб. в остальные месяцы. Указанная сумма должна пересматриваться ежегодно не позднее 1 февраля.

Оформляется установление компенсации приказом руководителя предприятия, который может быть составлен, например, по следующей форме:

К приказу должны прилагаться расчеты компенсации для каждой должности. Также возможно прописывать расчет и сумму компенсации в «Перечне должностей работников, которым в силу их должностных обязанностей необходимо использование мобильной связи», а приказом лишь утверждать указанный перечень.

Налог на доходы физических лиц и взносы в фонды

Уже упоминавшаяся выше ст. 188 ТК РФ устанавливает право работника на возмещение затрат работодателем при использовании личного имущества работника в служебных целях. При этом размер компенсации должен быть согласован работником и работодателем в письменном виде. В то же время согласно абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ «не подлежат налогообложению … следующие виды доходов физических лиц: все виды установленных действующим законодательством … компенсационных выплат …, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей». Таким образом, компенсация разговоров по личному мобильному телефону не облагается НДФЛ при условии соблюдения следующих условий:

• размер компенсации закреплен в письменном соглашении работника и компании. Это не обязательно должно быть отдельное соглашение, это может быть трудовой договор. Сумма также не обязательно должна прописываться в самом трудовом договоре (это может быть неудобно, т.к. будет влечь составление дополнительных соглашений к договору при каждом изменении суммы компенсации). В договоре может быть отсылка к локальному акту компании, устанавливающем размер такой выплаты (Перечень должностей, приказ по предприятию). Главное — письменная фиксация работником и работодателем договоренности о наличии и размере компенсации;

• разговоры носили производственный характер (про подтверждение производственного характера подробно рассказано выше);

• представлены доказательства использования работником именно своего личного телефона, а также доказательства наличия расходов. На это отдельно обращает внимание Минфин в своих разъяснениях (см., например, Письмо № 03-04-06/5600 от 27.02.2013). Подтверждениями могут служить копии договоров о приобретении телефона, SIM-карты, распечатки счетов на оплату, чеки, подтверждающие оплату телефона.

Что касается взносов в фонды, то пп. «и» п. 2 ч.1 ст. 9 Закона о взносах в фонды устанавливает аналогичные правила для начисления взносов, как и по НДФЛ, — в отношении сумм надлежаще оформленных компенсаций, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей, взносы в фонды не уплачиваются. Это также подтверждает Минздравсоцразвития РФ в своих письмах (№ 2538-19 от 06.08.2010, № 1343-19 от 26.05.2010).

Итого

Систематизируем состав документов, который нам необходим для надлежащего оформления выплаты компенсаций за мобильную связь:

	Наименование документа	Примечание
1	Перечень должностей работников, которым в силу их должностных обязанностей необходимо использование мобильной связи	Обязательный документ. Лимит (сумма компенсации) расходов может быть также установлен данным документом
2	Документ, устанавливающий лимиты расходов на мобильную связь	Обязательный документ, если устанавливаются лимиты (фиксированная сумма компенсации). При его наличии и грамотном оформлении) налоговые риски при отсутствии детализации снижаются. Может быть частью трудового (коллективного) договора, либо перечня должностей
3	Соглашение о компенсации	Обязательный документ. Можно прописывать условия непосредственно в трудовом или коллективном договоре
4	Копии договоров о приобретении телефонных аппаратов и SIM-карт работником	Документы желательные, но необязательные. Право собственности на телефонный аппарат, если за его использование не выплачивается компенсация, подтверждать не нужно, а право собственности на SIM-карту может быть подтверждено письмом оператора связи
5	Счета оператора связи, подтверждающие расходы работника, чеки об оплате счетов	Документы обязательные
6	Детализированные отчеты оператора связи о совершенных телефонных разговорах	Обязательные документы. При их отсутствии правоту придется отстаивать в суде. К тому же без таких отчетов довольно сложно установить экономически обоснованную компенсацию, если хочется зафиксировать ее размер. В соглашении о предоставлении компенсации с работником (трудовом договоре) надо закреплять обязанность работника предоставлять детализации до определенной даты и ставить выплату компенсации в зависимость от исполнения этого обязательства

Всегда есть запасной вариант

Ну и конечно, если компания не хочет так сильно вкладываться в разработку документов, отслеживание расходов и прочую довольно непростую деятельность по учету расходов на мобильную связь, она имеет возможность согласовать с работником размер компенсации и просто увеличить его заработную плату на эту сумму без указания на ее компенсационный характер. Однако в данном случае с суммы такой завуалированной компенсации придется в общем порядке уплатить НДФЛ, а также взносы в фонды. Хотя в случае, если организация использует льготы, предоставленные ст. 58 Закона о взносах в фонды, отчисление взносов с сумм компенсации пройдет для такой организации незаметно в отношении лиц, у которых заработная плата без указанной компенсации превышает размер базы для начисления взносов (в 2014 г. — 624 000 руб.).

Также при установлении такой компенсации не забывайте, что согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан обеспечивать работникам равную оплату за труд равной ценности, то есть должностной оклад лиц, занимающих одну и ту же должность согласно штатному расписанию, не должен различаться. При этом трудовые премии, надбавки и прочие дополнительные выплаты устанавливаются работникам в зависимости от условий их труда и их персональных трудовых качеств.

Оплата работнику домашних Интернета и телефонной связи

К сожалению, на сегодняшний день без рисков и с благоприятными для компании и работника налоговыми последствиями предусмотреть такой вид компенсаций не удастся, если работник не является надомником или не трудится дистанционно (форма труда, которая является новинкой для работодателя и с текущими правилами е оформления, очевидно, не будет особо востребована на рынке труда).

Проблема с оплатой Интернета и стационарного домашнего телефона работникам, не являющимся надомниками или дистанционными работниками, заключается в том, что, исходя из сегодняшних правил учета рабочего времени работник просто не имеет возможности работать из дома, если адрес его квартиры не определен как его рабочее место. Формально отсутствие работника на рабочем месте не может быть оформлено как работа из дома, т. к. такая возможность не предусматривается правилами ведения табеля учета рабочего времени и оплаты труда (Постановление Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004). Все нестандартные формы работы, такие как сверхурочная работа, работа в ночное время, работа в рамках ненормированного рабочего дня в любом случае предусматривает труд на рабочем месте (месте работы), установленном в трудовом договоре работника, либо в ином месте при направлении работника в служебную командировку.

Как следствие того, что работник (за указанными исключениями) не имеет права работать из дома, налоговики с высокой степенью вероятности откажутся признавать расходы работника на домашние средства связи производственными, и налогоплательщику придется отстаивать свою правоту через суд. Так что для собственного спокойствия компании разумно оформлять такие компенсации в составе заработной платы работника, по правилам, описанным выше. Но если же вы решили рискнуть, то правила оформления таких затрат не должны отличаться от правил оформления компенсаций за мобильную связь.

Иное дело в случае, если работник является надомником либо трудится дистанционно. Согласно ст. 310 и 312.3 ТК РФ таким категориям работников должны компенсироваться все расходы производственного характера, связанные с использованием ими личного имущества, в порядке, установленном трудовым договором. Это важный нюанс! В данном случае в отличие от ст. 188 ТК РФ вариативности не предусматривается — соглашение сторон должно быть оформлено обязательно в рамках трудового договора. Хотя представляется, что ссылка в трудовом договоре на локальный акт компании дозволительна, но она должна обязательно присутствовать именно в трудовом договоре.

Порядок оформления компенсаций за использование домашнего Интернета аналогичен порядку компенсации за мобильную связь, описанный выше. Также надо иметь в виду требования, установленные письмом Минфина РФ № 03-03-01-04/1/194 от 31.12.2004: «при возмещении затрат, связанных с выполнением для работодателя работы на дому, таких, как плата за … предоставление услуг местной телефонной связи, междугородней связи, мобильной связи и другие, должен быть обеспечен раздельный учет использования таких услуг для целей трудовой деятельности и для личных целей и их документальное подтверждение». Эти требования относятся к труду надомников, однако вероятно применять их можно также и к дистанционному труду как к форме труда, схожей с надомным и появившейся сильно позже опубликования данного письма. Таким образом, рекомендуется тщательно описать принципы разделения личного и служебного использования телефона и Интернета. Однако непонятно, как это сделать с учетом того, что в настоящий момент Интернет оплачивается путем внесения фиксированной абонентской платы, стоимость стационарной телефонной связи также может быть фиксированной. Возможно такое разделение можно произвести на основании соотношения продолжительности рабочего и нерабочего времени надомника. А вот в отношении лица, трудящегося дистанционно, проблемы могут возникнуть уже на стадии определения продолжительности рабочего времени, т. к. согласно ст. 312.4 ТК РФ «если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению». Вероятно, в целях компенсации затрат на связь в трудовом договоре с дистанционным работником правильно устанавливать продолжительность рабочего времени.

В завершение

Итак, мы рассмотрели основные аспекты возмещения организацией-работодателем расходов работников на телефонную связь и Интернет. Очевидно, что задача это не такая простая для бухгалтерии, т. к. надо разрабатывать немалое количество документов, следить за «производственностью» совершаемых звонков и в любом случае в итоге иметь риски при общении с налоговыми органами, т. к. определение производственного характера звонков, а также установление размера компенсаций является делом оценочным, и, следовательно, рискованным. Но, в любом случае, дорогу осилит идущий — суды по таким категориям дел почти всегда стоят на стороне добросовестного налогоплательщика, а данная статья, надеемся, окажется полезной и поможет свести к минимуму вероятность оказаться в суде.

---

Внимание! Данная статья выбрана для репликации во внешнюю базу знаний компании. Пожалуйста, не допускайте в этой статье публикацию конфиденциальной информации, ведения обсуждений в теле статьи, и более ответственно относитесь к качеству самой статьи — проверяйте орфографию, пишите по-русски, избегайте непроверенной вами информации.