Новый коллективный разум

Ссылки сюда (2) →

• Алексей Кайдалов, ведущий эксперт ООО «Заказные ИнформСистемы»
• «Новый коллективный разум»

Концепция информационного обслуживания предприятия — новая система подходов и решений, для которой пока не существует общепринятых стандартов, а данная статья — попытка начать их формулировать. Новизна концепции — в объединении нескольких существующих подходов, таких, как хранилища данных, многомерные отчеты, витрины данных и т. п., в интегрированное программное решение.

Голод среди изобилия

Отличительной чертой современной деловой жизни стал постоянный рост потока информации. А обязательным условием успеха — умение правильно распорядиться этой информацией, для чего приходится решать комплекс задач, подчас довольно непростых. Сначала необходимо отделить нужные данные от ненужных, актуальные от устаревших, достоверные от сомнительных. Затем обеспечить полученными сведениями сотрудников, отобрав для каждого только необходимое — необходимое именно ему, в рамках его должностных обязанностей. Потом представить внешнюю информацию и результаты работы коллектива в виде единой наглядной модели и, наконец, сделать самое главное, ради чего выполнялась вся предыдущая работа: принять правильные управленческие решения.

Еще совсем недавно острота проблемы обработки информации многими не осознавалась. В частности, считалось, что для успеха в этой области достаточно приобрести компьютеры, сетевые и иные технические средства и задача будет решена сама собой. Сегодня ошибочность такого подхода ясна. Важность роли систем обработки информации для успешной работы предприятия и необходимость серьезной финансовой поддержки этой сферы уже не оспаривается.

Увы, как часто бывает, теперь многие склоняются к другой крайности: считают, что все предприятия обязательно должны внедрить так называемые системы класса ERP (Enterprise Resource Planning) — мощные интегрированные программные решения, позволяющие в единой логике автоматизировать большинство служб предприятия и их бизнес-процессов. Казалось бы, что может быть лучше? Но ничто не дается даром. Внедрение ERP-системы накладывает огромную тяжесть и ответственность на предприятие: высокая стоимость систем, консалтинга и дальнейшего обслуживания, серьезные требования к квалификации персонала предприятия, в первую очередь — сотрудников информационной службы, объективно длительный срок внедрения. Поэтому на отечественном рынке практически все попытки внедрить ERP-систему целиком пока кончались неудачей. Относительно удачными можно признать только отдельные проекты внедрения одного или нескольких программных модулей, без покрытия полного контура бизнес-процессов предприятия — большинство ERP-систем это позволяют. В этом же ключе следует рассматривать многочисленные успешные внедрения специализированных программных решений, таких, как мини-бухгалтерии, системы документооборота или управления логистикой. Но во всех случаях положительный эффект от внедрения многократно ниже, чем от интегрированного решения. Главное, чего при этом не удается достичь — получить информацию для принятия управленческих решений руководством. А без этого успех работы предприятия — под вопросом.

В результате складывается парадоксальная ситуация: информационный голод сотрудников и руководства предприятий среди окружающего информационного изобилия. Структура информационной системы, типичная для очень многих предприятий, представляет собой множество программных «лоскутов» или «заплаток», позволяющих решать локальные задачи и, как правило, не имеющих подсистем автоматического обмена данными. Программные «заплатки»; обычно не имеют возможности для масштабируемости и развития функциональности. Очень часто коллеги из других отделов и служб, не говоря уже о руководстве, никак не могут пользоваться данными таких подсистем, хотя иногда им это совершенно необходимо.

Требуется иной подход, позволяющий решить вопрос снабжения актуальной и необходимой информацией. И одним из способов решения этой непростой задачи можно назвать системы информационного обслуживания, использующие иные, по сравнению с ERP-решениями, методы сбора, обработки и анализа данных.

Как это работает

Концепция информационного обслуживания предприятия — новая система подходов и решений, для которой пока не существует общепринятых стандартов, а данная статья — попытка начать их формулировать. Новизна концепции — в объединении нескольких существующих подходов, таких, как хранилища данных, многомерные отчеты, витрины данных и т. п., в интегрированное программное решение.

Смысл информационного обслуживания состоит в предоставлении каждому пользователю — абоненту системы — отчетов об актуальном состоянии данных, необходимых для его работы. Естественно, данные надо собрать, выделить из них нужные конкретному пользователю и предоставить ему инструмент для их визуализации и анализа. Для размещения данных создается специальное хранилище, используемое как централизованный информационный фонд предприятия. Важной идеей организации такой системы является самостоятельная деятельность пользователей по настройке существующих и созданию новых отчетов для анализа данных. Таким образом, достигается разделение функций информационных и основных производственных подразделений, что приводит к наилучшей организации процесса и максимально полному удовлетворению потребностей абонентов в информации.

Рисунок 1. Схема работы системы информационного обслуживания.

Работа системы информационного обслуживания (рис. 1) осуществляется в несколько стадий.

Сбор данных

Первое, что надо сделать, — это обеспечить систему непрерывным входящим потоком данных. Решением этой задачи, как правило, занимается подразделение, специально создаваемое в рамках службы информатизации. Информация для ввода в систему может поступать как из внешних источников (справочные и статистические сведения), так и из внутренних. Внутренними источниками данных могут быть первичные и отчетные данные других информационных подсистем предприятия, а также требования и пожелания пользователей к работе самой системы информационного обслуживания.

Данные поступают в систему следующими путями:

• автоматически с помощью подсистем пакетного ввода при условии, что источники имеют средства автоматической передачи данных;
• полуавтоматически с помощью встроенных механизмов импорта данных, загрузка осуществляется оператором из файлов различных форматов, распознаваемых системой информационного обслуживания;
• ручным вводом через специальный интерфейс оператора ввода данных.

Структурирование данных

Вторая и не менее важная задача — организовать структуру хранения получаемой информации, привести данные в формализованное представление. Правильная организация хранения данных — одна из наиболее сложных задач, стоящих в процессе внедрения системы информационного обслуживания. Она требует участия высококвалифицированных специалистов информационной службы, привлечения аналитиков и сбора информации от всех заинтересованных служб предприятия, поскольку от организации хранения в значительной степени зависит дальнейшая деятельность по анализу данных. Важным требованием является удобство и гибкость процесса организации структуры хранилища, возможность ее быстрой модификации.

Задача структурирования решается еще до загрузки данных в хранилище, то есть информация попадает в заранее заготовленные структуры базы данных. Хорошо спроектированная подсистема хранения позволяет создавать практически любые, сколь угодно сложные структуры. В них можно условно выделить следующие типы хранимой информации:

• разрезы (каталоги, рубрикаторы, деревья показателей);
• справочники;
• реестры оперативной информации, их спецификации различного уровня;
• бинарные и иные данные в исходных форматах;
• системные, настроечные и другие служебные данные.

Как правило, для реализации подсистемы ввода и хранения данных используются хранимые структуры SQL-серверов. Их использование дает наибольшую степень надежности, скорости и масштабируемости системы.

Информационное обслуживание

После успешной загрузки и структуризации данных система может выполнять свою основную функцию: осуществлять информационное обслуживание, то есть предоставлять пользователям аналитические отчеты по их прикладной области, которые в наглядной форме отражают сложные зависимости одних данных от других, задаваемые многомерной структурой разрезов или показателей.

Такой подход получил название OLAP (On-Line AnalyticalProcessing) — аналитическая обработка данных в реальном времени. Системы, поддерживающие этот принцип работы, могут хранить информацию в виде многомерных или реляционных баз данных. Но вне зависимости от физической реализации единым является логическая организация хранения данных в виде ячеек так называемого многомерного куба. По осям такого куба откладываются разрезы или показатели, которые могут иметь простую или иерархическую структуру. Разрезы, по сути дела, представляют собой различные взгляды на одни и те же данные с нескольких точек зрения: например, расходы бюджета предприятия можно представить через иерархию проектов и других прикладных задач или через иерархию подразделений и служб. Собственно же учитываемые данные хранятся в ячейках такого куба, причем не все ячейки могут быть заполнены.

Наиболее типичным подходом для анализа многомерных структур является создание двумерного визуального представления (таблицы) на основе выборки из куба по двум осям. Задача может быть усложнена вводом фильтров по исследуемому набору данных, изменением интервалов по осям, настройками деталей визуального отображения, представлением в двумерном виде более двух измерений куба.

Особо следует отметить важность использования дружественного пользовательского интерфейса для построения и изменения аналитических отчетов, что позволяет осуществлять эту деятельность аналитикам, референтам и руководителям самостоятельно в визуальном режиме, без привлечения специалистов информационной службы. Необходимо, чтобы рабочее место пользователя системы обладало хорошей эргономикой, масштабируемостью, стандартизованным интерфейсом, облегчающим обучение. Обязательным требованием является возможность работы с различными сетевыми соединениями, позволяющая легко организовывать удаленные рабочие места системы. Должен присутствовать механизм обеспечения безопасности данных и разделения доступа пользователей системы, особенно в условиях работы в открытых сетях.

Кроме табличных представлений используется вывод в виде графиков различных типов, распечатка отчетных форм, экспорт данных в различные внешние форматы.

Проектирование пользовательских отчетов

Отличительным свойством системы информационного обслуживания является предоставление пользователю возможности самостоятельно проектировать новые и корректировать существующие аналитические отчеты. Для этого системы используют специальный интуитивно-понятный интерфейс визуального построения и редактирования отчетов. Таким образом, развитие системы поддерживается самими пользователями, наилучшим образом представляющими специфику своей работы. Созданные отчеты сохраняются под уникальными именами и, по необходимости, делаются доступными для других пользователей или рабочих групп.

Коррекция настроек и функциональности системы

По итогам эксплуатации системы службой информатизации собирается различная информация, в том числе созданные пользователями отчеты и настройки, а также пожелания пользователей:

• по скоростной оптимизации;
• по развитию функциональности;
• по изменению и созданию новых отчетов;
• по изменению настроек системы, в том числе разделения доступа.

Итеративный процесс сбора этих сведений позволяет улучшать работу и развивать возможности системы. На рис. 2 показана схема технологии хранения данных и создания отчетов в системе информационного обслуживания.

Рисунок 2. Технология системы информационного обслуживания.

Выполнив все перечисленные условия и стадии работы, система информационного обслуживания достигает главных целей, поставленных ранее: организует коллективное управление потоками информации и предоставляет руководству материал для принятия решения в виде аналитических отчетов. Причем следует отметить, что при данном подходе успешное решение этих задач требует гораздо меньших затрат, чем в случае внедрения систем класса ERP, поскольку не осуществляются работы по непосредственной автоматизации бизнес-процессов. С другой стороны, необходимо подчеркнуть, что система информационного обслуживания не должна рассматриваться как замена ERP-решению. Она является самостоятельным инструментом упорядочивания информационных потоков предприятия. В зависимости от конкретной ситуации такая система может быть как первым шагом на пути создания интегрированной информационной среды предприятия, так и итогом этой деятельности, аналитической надстройкой над системами прикладного учета, в том числе класса ERP.

Система информационного обслуживания OLRIS

В качестве примера удачной реализации принципов информационного обслуживания можно привести программную систему OLRIS (On-Line Reference and Information System) компании ООО «Заказные ИнформСистемы» (Москва) — интегрированный программный комплекс для формирования единого информационного фонда предприятия или корпорации.

Функциональность OLRIS полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к системам информационного обслуживания и описанным выше. Система включает в себя:

• хранилище различных типов данных, организованных в многомерные структуры;
• административное приложение для управления настройками хранилища;
• подсистему автоматического и полуавтоматического импорта данных в хранилище;
• механизм совместного хранения учетных данных, первичных документов и отчетов;
• удобный пользовательский интерфейс на основе Internet Explorer;
• возможность быстрого создания и редактирования отчетов пользователями, сохранения отчетов под уникальными именами;
• средства графического отображения отчетов и их экспорта в MS Excel;
• подсистему управления разделением доступа пользователей;
• механизм обмена входящими и исходящими объектами.

Для загрузки данных используется подсистема, осуществляющая импорт файлов данных формата MS Excel или текстовых в полуавтоматическом или автоматическом (пакетном) режиме. Данная подсистема позволяет создавать шаблоны, на основе которых информация известной структуры может загружаться автоматически в любых объемах и с любой периодичностью без вмешательства пользователей. Имеется также возможность ввода данных в ячейки вручную с помощью специального административного приложения (среда разработки PowerBuilder). Это приложение позволяет производить практически любые действия по развитию и настройке хранилища данных: создавать новые структуры хранения, разрезы, справочники, управлять разделением доступа пользователей. Отличительной особенностью OLRIS, осуществляемой через административное приложение, является возможность сохранять в ячейках вместе с учетными данными связанные с ними первичные документы в любых оригинальных форматах: текст, графика, бинарные данные и т. д. В дополнение к этому система имеет средства поиска таких документов по заголовкам или даже по их контексту (в зависимости от типа данных).

Размещение данных осуществляется в специально организованном объектном хранилище. В нем выполнено разделение физического уровня хранения в СУБД Oracle, используемой в данной системе, и логического уровня сущностей, атрибутов и их связей, т. e. структур, непосредственно используемых для хранения данных. Управляет работой и настройкой хранилища объектное метаядро CustIS Objects, содержащее средства поддержания целостности и обеспечения доступа к данным — специальные дополнительные структуры настроек и пакеты хранимых процедур. Метаядро позволяет создавать новые логические структуры данных, не изменяя структуру таблиц Oracle, а это упрощает управление хранилищем. В данном случае можно говорить, что хранилище данных OLRIS занимает промежуточное положение между реляционной и многомерной организацией базы данных. Часть метаядра реализует полномасштабный механизм разделения доступа пользователей, имеющий в своей основе встроенный механизм СУБД Oracle.

Для вывода отчетов используется рабочее место пользователя на основе броузера MS Internet Explorer. Использование этого программного средства существенно упрощает обучение пользователей и снимает большинство вопросов сетевого взаимодействия — для подключения к системе пользователю достаточно иметь доступ в Интернет. Взаимодействие между хранилищем данных и броузером пользователя осуществляет трехуровневая программная подсистема CustIS Web, серверная часть которой (язык разработки PL/SQL) отвечает за формирование выборки данных, а в качестве промежуточного уровня используется MS Internet Information Server с установленным Web-брокером (язык разработки C++). Для реализации элементов пользовательского интерфейса на клиентском уровне подсистема предоставляет JavaScript-объекты, использующие динамический код HTML для генерации экранных форм.

Клиентское место системы OLRIS обладает большим набором возможностей. Пользователь может использовать готовые запросы и создавать новые. При создании запроса он может оперировать всеми доступными разрезами и наборами показателей, расставлять их в любой последовательности и настраивать вывод по осям координат. Итоговый отчет выводится на отдельной закладке. Пользователь может распечатать его, сохранить под уникальным именем или экспортировать в MS Excel. Еще на одной закладке данные отчета можно вывести в виде настраиваемых графиков различных типов. Сохраненные отчеты могут быть помещены как в личную папку пользователя, так и в одну из общих папок, при этом они становятся доступны всем членам соответствующей рабочей группы. Кроме того, некоторое (настраиваемое) количество последних отчетов сохраняется автоматически в специальной папке.

Важной особенностью OLRIS является возможность обмена информацией между пользователями. Любой пользователь может послать другому объекты хранилища: ветви каталогов (разрезов), хранимые данные, документы или отчеты в виде сообщений, напоминающих сообщения электронной почты. Посланные сообщения сохраняются в папке исходящих сообщений автора, а также аккумулируются в папке входящих сообщений адресата. Адресат может просмотреть входящие данные, переместить их в свою личную папку или удалить.

Рисунок 3. Схема программной системы OLRIS.

Итак, OLRIS (рис. 3) представляет собой полноценную реализацию концепций систем информационного обслуживания, а также имеет следующие отличительные особенности, выгодно выделяющие это решение:

• клиентское приложение на основе Web-интерфейса;
• удобство создания и модификации структур данных;
• специализированный инструментарий автоматического импорта;
• совместное хранение учетных данных и первичных документов, поиск по контексту документов;
• документооборот на основе обмена объектами хранилища.

В планах компании «Заказные ИнформСистемы» развитие системы OLRIS — расширение возможностей генератора отчетов, в частности интерактивная работа с осями готового отчета, экспорт графических данных, создание отчетов по строго заданным шаблонам, реализация механизма ячеек с вычисляемыми, а не хранимыми, значениями, создание «коробочной» версии системы.

Ссылки

---

Любые правки этой статьи будут перезаписаны при следующем сеансе репликации. Если у вас есть серьезное замечание по тексту статьи, запишите его в раздел «discussion».

Репликация: База Знаний «Заказных Информ Систем» → «Новый коллективный разум»