Менеджер проектов из Luxoft рассказывал про свой опыт эффективного управления временем.

Проблемы (Challenges)
  1. Разноплановые работы
  2. Работа под давлением
  3. Ограниченность человеческих возможностей
  4. Непредвиденные задачи
  5. Большие задачи, к которым тяжело подступиться
  6. Нелюбимые вещи (которыми приходиться заниматься)
Пожиратели времени
  1. Болтовня (устная и письменная)
  2. Отсутствие краткосрочного планирования
  3. Неточные цели (нет чёткой постановки задачи)
  4. Много почты
  5. Митинги
  6. Рутина
  7. Синдром откладывания
Принципы эффективной работы
  1. Быть в потоке
  2. Расставлять приоритеты
  3. Быть проактивным — видеть потенциальные проблемы и устранять их до проявления
  4. Декомпозировать задачи
  5. Закладываться на неизвестное:
    1. Иметь буфер по времени
    2. Иметь буфер по ресурсам
  6. Фокусироваться на результате
  7. Анализ и ревью своей работы
    1. Что я сделал сегодня
    2. Что я мог сделать лучше

Советы:

  1. Электронная почта
    1. По возможности, прочитывать сразу
    2. По возможности, отвечать сразу
      Неотвеченное письмо — это Waste, вполне в духе Lean
    3. Читать всё
    4. Сортировать почту
    5. Сразу проверять присланную информацию (например, гиперссылки)
    6. Помечать письма как задачи
    7. Заполнять Out of Office
    8. Заполнять подпись в Outlook
      1. Должность
      2. Контакты
  1. Телефон
    1. Не бояться позвонить
    2. Составлять план обсуждения перед тем как звонить (Write before you speak)
    3. Записывать результаты обсуждений (Write after you speak)
    4. Ограничивать во времени
    5. Поддерживать личные контакты, хотя бы иногда звоня по телефону


  1. Задачи
    1. Должны быть S.M.A.R.T:
      1. Конкретны
      2. Измеримы
      3. Достижимы
      4. Актуальны
      5. Ограничены во времени
    2. При планировании должен быть буфер времени или ресурсов
    3. При делегировании исполнения, ответственность не делегируется
    4. Должен быть один ответственный за задачу
    5. Использовать напоминалки
  1. Планы
    1. Реалистичность
    2. Включение рисков
    3. Не держать только в голове — записывать. Иметь при себе блокнот
    4. Показывать планы другим (share plan) Note.svg В тут я как раз вспомнил Блог:TechEvol/2011-05-06_TechEvol,_quo_vadis?
    5. Регулярно обновлять планы
  1. Личностное развитие
    1. Не бояться говорить «нет»
    2. Не быть ленивыми, скучными — делиться с коллегами новинками
    3. Не останавливаться в образовании
    4. Постоянно практиковаться в навыках
    5. Обучать других
    6. Гармония (семьи и работы)