Удаленная работа: как учесть все юридические нюансы и грамотно построить взаимодействие с компанией

Ссылки сюда (2) →

Ксения Листратенко, наш руководитель юридического отдела, рассказала порталу vc.ru о правовых и организационных особенностях удаленной работы. В чем разница между трудовым и гражданско-правовым договором? Всегда ли удаленному специалисту полагается отпуск? Какие есть ограничения для тех, кто работает из другой страны? Об этом — в материале «Удаленная работа: как учесть все юридические нюансы и грамотно построить взаимодействие с компанией» на сайте издания.

Удаленная работа становится все популярнее. Многих захватывает перспектива работать в удобное для себя время из любой точки мира, но не все задумываются о тонкостях, которые есть у дистанционного найма.

В чем разница между трудовым и гражданско-правовым договором? Всегда ли удаленному специалисту полагается отпуск? Какие есть ограничения для тех, кто работает из другой страны? Если не учесть подобные нюансы перед подписанием контракта, то впоследствии могут возникнуть проблемы: конфликты из-за оплаты и сроков выполнения задач, трудности с перечислением налогов, дополнительные расходы и т. д.

Наша компания много лет работает с удаленными ИТ-специалистами. На основе этого опыта я расскажу о базовых вещах, которые помогут избежать неприятностей и удобно организовать удаленную работу. Статья ориентирована в первую очередь на айтишников, но будет полезна и специалистам из других областей.

Мы поговорим об особенностях найма для физических лиц — граждан РФ. Условия для индивидуальных предпринимателей, физических лиц — иностранцев (в том числе имеющих разрешение на временное проживание, вид на жительство или иные статусы на территории РФ) рассматривать не будем. Эти темы достойны отдельной статьи.

Заключаем договор

После того как вы приняли оффер, компания предложит заключить договор. Обычно в таких случаях оформляют трудовой или гражданско-правовой договор. У каждого документа есть свои особенности.

Трудовой договор: безопасный, но негибкий

Трудовой договор заключается, если специалиста берут в штат. Тогда он официально становится работником, а компания — его работодателем и между ними возникают трудовые отношения. Порядок оформления трудового договора регламентирует Трудовой кодекс.

Если вы заключаете такой договор, то можно не беспокоиться за свои права, например право на отпуск и социальные пособия. Работников защищает Трудовой кодекс: нельзя делать условия хуже, чем в нем установлено.

Один из недостатков трудового договора — негибкость. К примеру, если вам захочется поработать в нескольких компаниях, то иметь 100 %-ную загрузку во всех сразу не получится. Вам предложат частичную ставку и работу по совместительству.

Перед заключением договора не забудьте проверить основные положения: реквизиты работодателя, наименование должности, размер зарплаты, дату начала работы и график.

Гражданско-правовой договор: гибкий, но требующий внимательности

К гражданско-правовым относятся договоры подряда, возмездного оказания услуг и авторского заказа. Это основные виды, но есть и другие варианты.

Договор подряда заключается, если ИТ-специалиста берут для работы над определенным проектом и компания заинтересована в конкретном результате. Договор возмездного оказания услуг схож с договором подряда, но в нем делается акцент на оказание услуг, а не на конкретный результат.

Обычно эти договоры взаимозаменяемы: ничего страшного, если вы заключили договор оказания услуг, а работать будете над проектом с заданным результатом.

Договор авторского заказа подобен договорам подряда и оказания услуг. Отличие в том, что его можно заключить только с физическим лицом, а результатом по этому договору будет авторское произведение.

В гражданско-правовых договорах ИТ-специалист выступает исполнителем (или подрядчиком), а компания — заказчиком. Порядок заключения регламентирует не Трудовой, а Гражданский кодекс. Соответственно, между сторонами возникают не трудовые, а гражданско-правовые отношения.

Договор подряда, авторского заказа или оказания услуг — это конструктор. К его составлению нужно подходить более внимательно. Если вы обговорили с компанией специальные условия, то обязательно нужно проверить, закреплены ли они в договоре. Их могут туда не включить, так как Гражданский кодекс не обязывает это делать.

График работы в таких договорах не указывают, поскольку специалист не является сотрудником компании.

Обязательно стоит проверить следующие условия.

Предмет договора. Особенно важно закрепить, как вы будете детализировать задачи в рамках предмета договора. К примеру, бывает, что в предмете пишут общее название работ, но каждый месяц устанавливают разные задания по проекту. В таком случае лучше заключить рамочный договор и каждый месяц оформлять к нему дополнительные документы (заказы, спецификации, дополнительные соглашения, технические задания), где предмет прописывается более точно. Это сократит объем документооборота.

Если вы заключаете договор подряда или авторского заказа, постарайтесь детально описать, каким будет результат работ. В договоре оказания услуг важно определить их перечень и момент, когда работы будут считаться полностью выполненными.

Сроки исполнения. В качестве сроков можно указать несколько дней или часов, конкретные даты, неделю, месяц, год, иной период. Список не ограничен. Работы и услуги могут исполняться в несколько этапов. Этапы бывают последовательные или параллельные. Срок работ можно привязать к наступлению события, например к моменту, когда компания даст доступ к ресурсу или вы согласуете техническое задание.

Оплата. Оплата может быть фиксированной на весь срок или на время выполнения каждого заказа (Fix Price). Можно предусмотреть и формирование цены исходя из ставки работы за час (Time&Material).

Не забудьте прописать сроки оплаты: привязаны ли они к завершению проекта (заказа) или вы договорились о конкретной дате. Подумайте об этапности оплаты, если проект длится год, а у вас есть промежуточные результаты. Можно предусмотреть оплату за каждый из них.

Если вы детально не зафиксируете в договоре предмет, сроки выполнения и стоимость работ, то рискуете впоследствии попасть в конфликтные ситуации. Заказчик может не перечислить оплату, потребовать уплатить неустойку за просрочку, договор и вовсе могут в судебном порядке признать незаключенным. К счастью, в ИТ-сфере такое случается очень редко, но забота о фиксации договоренностей всегда лежит на вас.

Помимо трех обязательных условий, желательно зафиксировать следующие.

Качество работ (услуг). Зафиксируйте, каковы требования к качеству результата работ, как заказчик его будет принимать и проверять. Есть ли гарантийный срок и сколько месяцев или лет он длится.

Приостановка и перенос срока. Определите, на каких условиях допустимо приостановить выполнение работ или перенести их срок. Например, можно предусмотреть случаи задержки выполнения обязательств другой стороной, увеличения объема проекта или форс-мажорные обстоятельства.

Если вы заключаете договор авторского заказа, то можете получить льготу: закон позволяет вам попросить увеличить на четверть срок выполнения работ, а компания не вправе отказаться. Но стоит включить это условие в договор, чтобы впоследствии избежать споров.

Контроль. Закрепите, как и в каких случаях компания вправе контролировать процесс вашей работы.

Налоги и взносы. Указанная в договоре цена работ должна уже включать НДФЛ, ведь компания является вашим налоговым агентом. Уплату взносов регулировать не нужно, так как согласно законодательству РФ компания самостоятельно рассчитывает и перечисляет их в фонды.

Расторжение договора. Установите, как, в каких случаях и в какие сроки это происходит. Законодательство позволяет в одностороннем порядке без объяснений выйти из договора, но нужно будет возместить компании убытки и соблюсти процедуру. Для этого обычно достаточно предупредить о выходе за 30 дней.

Налаживаем документооборот

После того как вы согласовали все условия и зафиксировали их в договоре, начинается документооборот с компанией.

Нужно будет подписать и отправить договор. Также понадобится заполнять и направлять дополнительные и закрывающие документы к нему (акты, отчеты), обмениваться с компанией уведомлениями и письмами.

Удаленному специалисту приезжать в офис каждый месяц не очень удобно, поэтому документы можно подписывать дистанционно. Есть несколько способов обмена ими.

Направлять оригиналы почтой или с помощью службы доставки. У этого способа есть недостатки: медленная скорость, финансовые затраты на пересылку и риск потери документов.

Подписывать электронные версии электронной цифровой подписью (ЭЦП). Чтобы воспользоваться этим способом, нужно сначала получить ЭЦП на свое имя в удостоверяющем центре и установить программное обеспечение.

Затем можно будет ставить электронную подпись в редакторах Word и PDF и отправлять документы по e-mail. Альтернативный вариант — обратиться к операторам электронного документооборота. Тогда отправка и хранение документов будут осуществляться в специальной программе. Это удобно тем, что действительность сертификатов ЭЦП проверяет сам оператор, а значит, вам не нужно беспокоиться, подлинна подпись компании или нет. А еще все документы хранятся отдельно, поэтому не нужно тратить время на поиск последней версии.

Обмениваться электронными копиями. Такой способ допустим, только если стороны предусмотрели его в договоре. Распространяется он не на все документы. Можно направлять электронные копии уведомлений по договору: сообщений о приостановке работ, о болезни, о расторжении договора, о смене паспортных данных или реквизитов для оплаты и о других значимых событиях. Но если нужно отправить сам договор и закрывающие документы, потребуются оригиналы.

Выясняем, кто уплачивает НДФЛ и в каком размере

Уважающая себя ИT-компания обязательно проинформирует, какие налоги будет выплачивать она, а о каких придется позаботиться самому удаленному специалисту. Чтобы определиться со ставкой НДФЛ и с тем, кто его платит, работодатель должен будет установить ваше налоговое резидентство.

Если вы уезжаете за границу на долгий срок, то можете потерять статус налогового резидента РФ. Это происходит, если за 12 месяцев подряд вы были в РФ меньше 183 дней. Проверяются ваши перемещения по заграничному паспорту или иным документам, имеющим отметки о пересечении границы.

Вы налоговый резидент РФ — ставка 13 % и отсутствие хлопот

Если вы постоянно работаете на территории РФ и не уезжаете надолго за рубеж, то можете не беспокоиться об уплате НДФЛ. Компания рассчитает его по ставке 13 % и сама перечислит в налоговый орган.

Выгоднее, конечно, работать в России, поскольку у работодателя сразу отпадает нужда следить за вашими перемещениями и просить подтверждающие документы.

Вы налоговый резидент другой страны — ставка 30 % и риск двойного налогообложения

Потеря резидентства РФ грозит тем, что ставка подоходного налога вырастет с 13 до 30 %.

А еще не забывайте, что, находясь в другой стране, вы являетесь таким же налогоплательщиком, как и ее резиденты. Если между этой страной и Россией нет соглашения об избежании двойного налогообложения, с одного и того же дохода придется уплачивать НДФЛ дважды. В российский налоговый орган его перечислит компания. А вот в иностранную инспекцию вам придется уплачивать НДФЛ самостоятельно. Ставка подоходного налога в другой стране может быть выше, чем в РФ, а иногда он вообще может быть дифференцированным по отношению к доходу за определенный период.

Обычно вся необходимая информация об особенностях налогообложения есть на сайте налоговой инспекции по месту вашего пребывания за рубежом. Можно также зайти в ближайший офис инспекции и получить консультацию лично.

Скорее всего, в новой стране вам потребуется встать на учет в налоговой инспекции и получить индивидуальный номер налогоплательщика.

На начисление социальных взносов налоговое резидентство не влияет, поэтому компания будет их перечислять в любом случае в размерах, установленных законодательством РФ.

Определяем особенности получения оплаты

Для удаленного специалиста безналичные переводы — самый удобный способ оплаты. Его обычно предпочитают и компании.

Оплату наличными получать, конечно, можно, но для работодателя это всегда проблематично: на подготовку к выдаче требуются дополнительные ресурсы и время. Для вас это тоже неудобный вариант, так как каждый раз нужно приезжать в офис.

Для сотрудников, работающих по трудовому договору, компания обычно открывает счет в российском банке в рамках зарплатного проекта, однако запрета на выбор вами другого банка нет. В случае с гражданско-правовым договором специалист сам выбирает банк и дает реквизиты для перечисления.

Особенности безналичного перечисления средств удаленному специалисту зависят от двух факторов: его валютного резидентства и от того, в какой стране открыт его счет.

Статус валютного резидента приобретается по тем же правилам, что и статус налогового — пребывание в стране 183 дня в течение 12 месяцев.

Вы валютный резидент РФ с российским счетом — никаких ограничений нет

Если вы живете и работаете в РФ и у вас открыт счет в рублях, то проблем и вопросов не возникает. Вы можете получать от компании любые суммы без ограничений. Правда, банк может запросить ваш контракт в подтверждение, будьте готовы его представить.

Вы валютный резидент РФ с заграничным счетом — перечислять можно не все суммы

Если вы валютный резидент РФ, но хотите получать оплату на заграничный счет, имейте в виду: на него можно зачислять не все суммы. Перед переводом стоит уточнить, указан ли ваш случай в законе «О валютном регулировании». Если его там нет, то, скорее всего, за перечисление денег на такой счет вам могут назначить штраф в размере 100 % от суммы операции.

Вы валютный резидент другой страны с российским счетом — нужно уточнять валютные правила в РФ и за рубежом

Если вы валютный резидент другого государства, использовать для оплаты российский счет следует с осторожностью. Тонкости зависят от конкретной ситуации. Их нужно уточнять в российском законодательстве о валютном регулировании и аналогичных законах страны вашего резидентства. Лучше все выяснить до того, как получите оплату, ведь незнание закона не освобождает от ответственности.

Вы валютный резидент другой страны с заграничным счетом — нужно уточнять валютные правила за рубежом

Эта ситуация не подпадает под действие российского законодательства. Все правила перечисления средств в страну вашего резидентства нужно искать в местных законах.

Обговариваем отпуск

Любому работающему человеку нужен отдых. Удаленный специалист не исключение. К тому же отпуск иногда требуется не только для отдыха, но и в случае, если необходимо заняться здоровьем, подготовиться к свадьбе или к рождению ребенка.

Особенности получения отпуска зависят от того, какой договор вы подписываете с компанией — трудовой или гражданско-правовой.

Заключаете трудовой договор — все отпуска и пособия гарантированы

Если у вас трудовой договор, то об отпусках можно не волноваться. Все возможные варианты гарантирует Трудовой кодекс. Более того, в определенных случаях вам полагаются социальные пособия и иные выплаты (например, пособие по беременности и родам). Так что можно заранее обсудить с работодателем свои планы и на законных основаниях отправиться отдыхать.

Заключаете гражданско-правовой договор — отпуск нужно отдельно обговаривать, а пособия не предусмотрены

В случае с гражданско-правовым договором условия об отпуске автоматически не предусматриваются. Если вам необходимы перерывы в работе, в том числе длительные, заранее обсудите их с компанией. Можно оформить дополнительные соглашения к вашему договору, которые приостанавливают выполнение работ или переносят сроки сдачи результата. Расторгать договор при этом необязательно. В этом случае социальных пособий и иных выплат по аналогии с трудовым договором не предусмотрено.